Dans notre série d’articles sur les tendances de la téléphonie IP, nous avons abordé précédemment le cloud IP et la sécurité. Aujourd’hui, nous nous intéressons à la collaboration. En effet, à l’ère de l’Internet et du Cloud, le travail en entreprise n’a jamais été aussi facile et productif, la téléphonie sur IP offre actuellement divers outils de collaboration.
Ces derniers permettent de travailler ensemble, mais à distance, depuis son bureau ou via un appareil mobile (Smartphone, tablette, ordinateur portable). Ils facilitent le partage des données et la transmission d’informations, et cela, de manière synchronisée.
La collaboration : au cœur de l’efficacité d’une entreprise
Toute entreprise en expansion et en perpétuelle croissance prend bien conscience de l’importance de la collaboration. Auparavant, cette dernière impliquait la mise en place d’une technologie complexe avec un risque de surcoût lors du déploiement. Mais avec le Cloud, ce déploiement est maintenant plus rapide et moins onéreux. En ce sens, la révolution qu’apportent le Cloud Computing et la téléphonie IP est plus facile grâce à trois points forts de ces deux innovations : la flexibilité des diverses applications, l’accélération du processus de partage des idées et l’accessibilité des outils collaboratifs.
Tous ces atouts incitent alors les collaborateurs à s’engager davantage dans leur travail et à
développer des relations professionnelles plus participatives, non seulement à leur niveau respectif, mais aussi sur tous les paliers de l’organigramme de l’entreprise.
La collaboration : les différents outils disponibles
En ce temps où le Cloud tient une grande place, il semble inévitable pour les organisations d’opter pour les différents outils facilitant la collaboration. La téléphonie IP est un de ses instruments qui s’avère être intéressants tant pour ses avantages en termes de coût, qu’en matière de qualité de service. Cependant, d’autres applications sont aussi disponibles sur Internet et des progrès allant dans ce sens sont encore attendus.
– L’agenda partagé
Lorsqu’une équipe d’employés veut mener jusqu’à terme un projet, il est important d’assurer
l’efficacité organisationnelle, cela exige que les rouages de l’entreprise soient bien synchronisés entre eux. C’est l’une des raisons de la conception des outils de partage d’agenda tels que Teamweek ou Outlook d’Office 365.
En gros, l’équipe gère ensemble un emploi du temps qui est accessible par tous via des identifiants spécifiques attribués à chaque membre. Ce dispositif permet de connaître la disponibilité d’une personne, de préparer une réunion, d’organiser un évènement, etc. Le résultat est une économie de temps substantielle qui pallie le caractère chronophage d’autres outils comme le courrier électronique.
– La messagerie instantanée
Grâce à Internet, la messagerie instantanée permet de communiquer en temps réel. Les échanges de mails encombrant la boîte de réception ou encore les petits post-its sur l’écran sont complètement dépassés en termes de communication rapide au sein d’une organisation. La discussion instantanée, appelée aussi « tchat » est commode, facile à utiliser et bien plus rapide pour obtenir une réponse.
La messagerie instantanée permet aussi d’indexer et d’archiver les conversations, ce qui simplifie leur recherche si besoin. Et rien de plus accessible que Skype ou Hipchat, des logiciels permettant de passer des appels téléphoniques, de faire de la vidéoconférence ou de s’envoyer des messages textuels en temps réel.
– Le partage de fichier
Dans la collaboration en entreprise, l’échange de documents est très courant afin d’accélérer le travail. Le Cloud Computing offre un moyen d’échanger facilement des fichiers de toutes tailles. Et actuellement, de nombreuses plateformes sont spécialisées dans ce domaine : Google Drive, SkyDrive, Dropbox, Numergy, etc.
– La synchronisation des documents
Un projet à réaliser en équipe implique parfois de travailler sur un même fichier. Dans ces conditions, les risques d’écrasement par une version récente ne sont pas à négliger. C’est pourquoi, les plateformes de Cloud Computing proposent une fonctionnalité synchronisant les fichiers (ex. : Google Doc et Google Sheet) enregistrés sur leurs serveurs.
Dans le travail collaboratif, la synchronisation bidirectionnelle est la plus utilisée. Elle permet à tout membre d’une équipe d’apporter des modifications à un seul document stocké sur le Cloud, contrairement à la synchronisation unidirectionnelle, dont le fichier mis en ligne ne peut être modifié qu’à partir d’un seul poste de travail qui l’actualise à distance.
– La visioconférence
Actuellement, toute entreprise de toutes tailles ne peut se passer de la visioconférence, un vecteur de collaboration qui offre un gain de temps énorme. Aucun déplacement n’est indispensable puisqu’il suffit de disposer d’une connexion Internet, d’un ordinateur et d’une salle de conférence pour discuter en temps réel avec les collaborateurs ou les partenaires.
Pour ce faire, Skype Entreprise est l’outil le plus indiqué du fait de ses diverses fonctionnalités proposant à la fois la téléphonie, la vidéo et l’audioconférence. L’ergonomie et les performances sont également ses points forts, notamment le partage d’écran qui facilite les présentations en temps réel.
Collaboration et communication unifiée : indissociables
Selon sa définition la plus simple, la communication unifiée est la plateforme qui regroupe tous les équipements utilisés pour assurer la continuité de la communication entre les différents employés d’une entreprise. Elle intègre donc la téléphonie IP, notamment la prise en charge de la convergence fixe-mobile et la convergence voix-data.
Dans l’objectif d’avoir le maximum de performance, de productivité et d’efficacité, la communication unifiée doit prendre en charge la gestion des différents éléments garantissant le bon déroulement de la collaboration. Elle améliore cette dernière tout en économisant sur les coûts d’exploitation et d’entretien.
Dans un autre sens, cette nouvelle tendance en entreprise est aussi une opportunité permettant de s’affranchir des barrières pouvant s’interposer entre les différents moyens de communication. Grâce à cette technologie, tout employé d’une société peut contacter un client, un partenaire, un collaborateur, n’importe où. Les appareils nomades connectés font en effet partie des dispositifs de la communication unifiée.
Ainsi, comme avantages, l’utilisateur n’emploie qu’un seul numéro pour les appels entre fixes, entre mobiles ou entre les deux. De plus, un unique répondeur et un seul standard téléphonique lui sont attribués. D’une certaine manière, la communication unifiée renforce la collaboration qu’il établit avec ses pairs tout en facilitant sa vie professionnelle.
Nos conseillers se tiennent à votre disposition pour plus d’informations sur le Centrex et ses outils de collaboration.
