La gestion des nombreux outils de communication s’avère complexe pour les collaborateurs, mais aussi pour les finances de l’entreprise. Mais, une alternative a vu le jour depuis quelques années : les communications unifiées. Découvrons de quoi s’agit-il vraiment ?
Avec la multiplication des canaux de communication, les dirigeants d’entreprise ne savent plus sur quels canaux contacter leurs collaborateurs et partenaires. Le passage à la téléphonie IP avec des solutions comme le centrex a favorisé l’intégration des communications unifiées dans l’organisation des entreprises. Il s’agit d’un système innovant englobant sur une même plateforme les dispositifs utilisés jusque-là séparément. Cette technologie novatrice prend en charge les canaux fixes et mobiles ainsi que ceux fonctionnant par internet ou voix-data. Une application unique gère désormais la téléphonie d’entreprise, la voix sur ip, la messagerie collaborative, la visioconférence, l’audio. Et ce, via une interface permettant aux applications existantes d’interagir. Il s’agit donc de les connecter entre elles sur un même point pouvant les gérer simultanément. Cela facilite considérablement leur usage et administration.
À quoi servent les communications unifiées ?
Pour les entreprises, l’intérêt de l’usage de la communication unifiée réside dans sa capacité à améliorer la collaboration interne. Mais aussi la relation avec les fournisseurs, partenaires et clients. Le système réduit également les coûts de fonctionnement informatique et télécommunication, l’un des défis des responsables informatiques des sociétés. Cet objectif ne peut toutefois pas être atteint sans une bonne organisation des équipements, voire leur réduction en nombre et en espace occupé. Il ne le sera pas non plus s’il n’est pas adapté aux différents canaux de communication, mobile ou fixe. Il est indispensable de la faire fonctionner sur PC, Mac, tablette, smartphone, telephone IP, etc.
Intégrer la communication unifiée à son organisation
La communication unifiée c’est l’ensemble des outils destinés à assurer la continuité de la communication entre les collaborateurs. Cette technologie prend en charge la convergence fixe-mobile et la convergence voix-data. Ce système permet d’utiliser un numéro unique sur fixe et mobile pour rester joignable quel que soit le lieu où l’on se trouve. Il est doté d’un accueil téléphonique personnalisé et offre la possibilité d’ajouter d’autres outils et services de travail collaboratif. Le système permet aussi l’intégration à l’annuaire d’entreprise et possède la fonction vidéoconférence. Pour les centres de contact, le système offre un large panel de fonctionnalités. Un routage par interaction, des services vocaux intégrés (SVI), la supervision et le couplage téléphonie informatique (CTI). Dans l’entreprise, elle offre le Click-to-call, le contrôle du téléphone et le transfert de fichiers avec le Web-To-Fax et Fax-To-Mail.
Avantage n°1 de l’usage de la communication unifiée en entreprise : réduction des coûts
L’adoption des communications unifiées permet à une entreprise de réduire les coûts liés à l’achat, l’entretien et la maintenance des différents matériels servant à la communication interne et externe. Elle la libère aussi d’importants investissements liés à du matériel coûteux et complexes. En effet, l’infrastructure utilisée est mise à disposition des entreprises par l’opérateur. Celles-ci voient ainsi leurs factures d’abonnement se réduire en conséquence. Elles n’ont plus qu’à s’acquitter des frais d’utilisation variables en fonction de leurs besoins.
Avantage n°2 de l’usage de la communication unifiée en entreprise : facilité de gestion et d’administration
La gestion et l’administration de la plateforme deviennent aussi plus aisées. Il suffit de connecter les téléphones ip au réseau télécom de l’opérateur et suivant le profil de l’utilisateur. Le responsable informatique n’a plus à se soucier de l’entretien de l’infrastructure téléphonique, mais seulement des téléphones ip des collègues. Les matériels complexes pouvant faire l’objet de pannes intempestives sont pris en charge dans les locaux du prestataire qui assure la maintenance. Il incombe alors à l’opérateur de s’assurer du bon fonctionnement des installations. Il doit ainsi traiter à temps les éventuels problèmes et en les mettant continuellement à jour.
Avantage n°2 de l’usage de la communication unifiée en entreprise : amélioration de la collaboration interne et externe
L’adaptation aux terminaux existants et la facilité d’usage de la communication unifiée améliorent également la communication entre les intervenants de l’entreprise. Chacun peut désormais joindre chaque collaborateur à n’importe quel moment, et ce, quel que soit le terminal utilisé. Chacun peut aussi savoir à quelle heure ou à quel moment un tel ou tel collaborateur est disponible pour une conférence téléphonique, par exemple. Le but est de favoriser la productivité en ne perdant pas de temps pour contacter individuellement chaque intervenant et réduire les déplacements.
Le système optimise aussi la relation avec les partenaires, fournisseurs et surtout avec les clients.
Ainsi, avec des technologies comme le centrex, les communications unifiées permettent de booster votre chiffre d’affaires. Elles offrent plus de liberté d’action tant au niveau interne qu’au niveau de la relation client.
