Comment préparer le déménagement de son infrastructure télécom ?

Pour une entreprise, le déménagement est toujours une procédure complexe. Le plus important dans ce processus est la continuité des activités tout en préservant la productivité des collaborateurs afin de ne pas affecter la qualité du service. En ce sens, l’enjeu majeur se trouve dans le transfert de la téléphonie de l’ancienne adresse vers le nouveau siège.
En effet, ce canal de communication est un moyen indispensable pour communiquer avec ses clients, prospects et partenaires. Ainsi, la coupure du service téléphonique peut représenter une perte conséquente qui se répercute sur la réactivité de l’entreprise. L’attitude à adopter dans un déménagement de son infrastructure télécom est d’anticiper les éventuels aléas. Ainsi, il faut considérer plusieurs points que nous allons vous exposer dans les détails.

Avertissez votre opérateur dès que la nouvelle adresse est connue

Le déménagement d’une infrastructure téléphonique requiert des préparatifs, que ce soit pour votre entreprise ou pour votre opérateur. Vous devez informer ce dernier de votre projet dès que l’adresse de votre nouveau siège est connue. Demandez également si le câblage dans vos nouveaux bureaux est compatible avec vos besoins. En fonction de la taille de votre entreprise, il faut compter entre 1 à 6 mois de préparation.

Avertir votre opérateur lui permet de mieux coordonner les opérations relatives à votre transfert. Que vous disposiez d’un central classique ou IP, il est important que vous preniez en compte le temps qui lui est nécessaire pour mettre en œuvre votre projet. En effet, il devra évaluer la situation technique de votre nouveau local, c’est-à-dire, la disponibilité de paire de cuivre, du câblage informatique et téléphonique dans l’édifice, etc. Vous devrez aussi vérifier sa réactivité en vous renseignant auprès d’autres entreprises ayant recouru à ses services pour ce type de procédure.

Ne pas négliger les délais de mise en service

Dans un déménagement, il est important de prendre en compte le délai de transfert de la ligne téléphonique et de la connexion Internet. Il est donc essentiel que vous prépariez votre transfert avec une marge d’un à deux mois, avertissez votre opérateur de votre projet aussitôt que vous aviez décidé la date du déménagement. Cela lui permet de disposer du temps nécessaire pour organiser la mise en place de votre ligne téléphonique et votre accès à la connexion Internet.

Réévaluez votre organisation téléphonique

Un changement de siège ou de local est une opportunité pour réévaluer vos équipements et procéder à une mise à niveau. Pour ce faire, vous pouvez peser le pour et le contre concernant les nouvelles technologies disponibles. En optant pour la VoIP, vous optimisez la migration des réseaux téléphonique et informatique. La technologie offre de nombreux avantages car facile à déployer, le standard téléphonique est dématérialisé, ce qui vous débarrasse de toutes les contraintes liées à l’installation physique et à la maintenance des équipements.

Un déménagement est aussi une occasion pour établir un accueil téléphonique qui améliorera la réception de vos appels avec le SVI (Serveur Vocal Interactif), la convergence fixe-mobile, la gestion multisite, etc. Par la même occasion, vous pouvez en profiter pour remplacer votre matériel au lieu de réadapter l’ancien au réseau du nouveau local. Les téléphones IP offrent bien plus d’avantages et de fonctionnalités que les modèles courants (gestion optimisée des appels entrants, conférences téléphoniques…). De même, vous pouvez opter pour une technologie soft-phone, logiciel qui permet à n’importe quel ordinateur de fonctionner comme un téléphone avec un micro-casque et/ou une carte son.

Essayez de renégocier le contrat avec votre opérateur

La durée d’un contrat téléphonique professionnel est d’environ 2 à 5 ans. Si votre déménagement tombe à la date de la fin de ce contrat, vous pouvez renégocier les prix et les services avec votre opérateur. Il vous est même possible d’intégrer une clause qui vous donne le droit de le résilier si votre facture atteint un certain seuil. Et dans les situations de hausse de prix, vous pouvez exiger un réalignement de votre opérateur sur les conditions du marché quand vous voyez qu’il en tire un profit anormal.

Par ailleurs, une telle renégociation avec votre opérateur peut être plus coûteuse par rapport au lancement d’un appel d’offres qui le met en concurrence. En choisissant cette option, vous réalisez des économies substantielles. Toutefois, le temps de migration peut s’avérer être plus long à cause de plusieurs facteurs comme le renouvellement des équipements de réseau, par exemple.

Préservez la continuité du service

Lors d’un déménagement, les services peuvent être interrompus puisque votre ligne téléphonique et l’accès Internet sont déplacés vers votre nouveau siège. Pour que la productivité de vos employés ne soit pas affectée et que vous restiez joignable par vos clients, il est possible de demander à votre opérateur d’établir une solution provisoire.

Vous pouvez bénéficier d’une prestation garantissant la continuité du service. Des déviations sont réalisables en transférant les appels téléphoniques vers des numéros mobiles ou des postes fixes de votre choix. Ainsi, vous assurez votre disponibilité tout au long du processus de déménagement.

Prévoyez les coûts

Le déménagement de votre téléphonie d’entreprise vers un nouveau siège représente une part non négligeable de votre budget, surtout quand il y a lieu de renouveler certains de vos équipements ou changer, le cas échéant, de formule. Il est donc indispensable de prendre en considération un certain nombre de critères :

– Frais d’opérateur

Bien que vous soyez lié à lui par un contrat, rien ne stipule normalement dans ce dernier que les frais de transfert de votre ligne téléphonique et votre accès Internet soit à la charge de votre opérateur. Ces coûts devront être évalués à l’avance afin que vous puissiez éviter toute mauvaise surprise.

Frais de câblage téléphonique et informatique

Le nouveau bâtiment de votre entreprise dispose déjà d’un réseau de câblage téléphonique et informatique, mais s’il ne convient pas à vos besoins, l’opérateur devra faire des changements qui assureront une fonctionnalité optimale à votre entreprise.

– Frais de main d’œuvre pour le déménagement du matériel

Si vous choisissez de conserver vos anciens équipements, les frais de main-d’œuvre du transfert de votre ancien central et sa remise en service dans le nouveau local sont à considérer.

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