Les progrès technologiques ont complètement modifié les usages. Au cours de ces 10 dernières années, les modes de travail n’ont cessé d’évoluer. Afin de s’adapter aux nouvelles habitudes de ses collaborateurs, l’entreprise a dû revoir l’aménagement des lieux de travail. C’est ainsi que sont nés de nouveaux environnements de travail, on parle de “Digital Workplace” ou espace de travail digital.
Cependant, quel que soit le développement de la technologie, celle-ci ne peut pas remplacer l’expérience humaine. La digitalisation replace plutôt l’humain au cœur de l’entreprise.
Digital Workplace : c’est quoi exactement ?
Le “Digital Workplace” permet d’unifier les technologies et outils de collaboration (messagerie instantanée, emails, annuaires partagés, outils de réunions virtuelles, médias sociaux, applications RH,…) en transformant l’expérience collaborateur et en favorisant ainsi l’efficacité et l’innovation collaborative.
Auparavant, l’attention des entreprises s’est focalisée sur les questions techniques liées à la mobilité. De nos jours, l’organisation du travail constitue leur principale préoccupation. Elles doivent trouver une nouvelle définition du travail face à la pression immobilière qui ne cesse de croître en raison du boom de la population urbaine qui atteindra le cap de 5 milliards de personnes d’ici une dizaine d’années. Par ailleurs, plus de 50 % des professionnels sur le marché du travail seront issus de la génération « Z ». Pour anticiper ce contexte, les entreprises doivent d’ores et déjà penser à réinventer l’espace de travail, d’où l’apparition du concept “Digital Workplace”.
Le travail à distance, en mode flex office (horaires flexibles) ou en mode projet gagne ainsi de plus en plus de terrain. Le concept séduit les salariés qui ne sont plus obligés de garder leurs yeux fixés sur un écran de 9 h à 17 h. Cette solution intéresse également les entreprises, car la mise en place de plateformes collaboratives les affranchit des problèmes liés à la localisation et aux fuseaux horaires.
L’espace de travail digital comporte les équipements numériques dont les salariés ont besoin pour réaliser leur mission, et ce, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et l’appareil qu’ils utilisent. Le Cloud constitue la pièce maîtresse de la mobilité que l’entreprise recoure à des outils de communication ou de collaboration, des applications CRM ou ERP.
Comment encadrer la digitalisation d’un espace de travail ?
Le Digital Workplace est considéré comme une stratégie d’entreprise visant à offrir aux collaborateurs un environnement informatique similaire à celui des consommateurs dans l’objectif de favoriser leur engagement et leur efficacité. L’augmentation de la motivation des travailleurs, l’optimisation de la productivité et de l’innovation représentent donc les principales promesses de l’espace de travail digital. Cependant, elle implique aussi le changement de certaines pratiques, et cette refonte ne peut pas être réalisée sans analyser minutieusement, au préalable, les méthodes de travail et la façon d’interagir des salariés.
De manière, non-exhaustive, il y a 8 points essentiels que les entreprises doivent respecter si elles souhaitent réussir la mise en place d’un espace de travail digitalisé :
- avoir une vision précise du “Digital Workplace”,
- préconiser une stratégie globale de digitalisation de l’espace,
- chercher les moyens de séduire les collaborateurs pour qu’ils adhèrent au projet,
- établir un programme de transformation,
- tenir à la disposition des utilisateurs des outils adaptés à leurs besoins (téléphonie professionnelle adaptée, applications métiers, espaces de stockage…),
- susciter l’implication de l’équipe dirigeante dans le projet,
- mettre en œuvre des métriques pour une évaluation,
- favoriser la convergence des informations, quelle que soit leur origine (mobile, Cloud, etc).
L’humain, à mettre au centre du processus
Un espace de travail digital doit être considéré, avant tout, comme une expérience humaine. Certes, avec l’évolution de la technologie, cette solution est considérée comme l’avenir du poste de travail et elle est souvent présentée sous son aspect purement technologique. Elle est généralement associée à la plateforme collaborative, aux outils de travail, à l’intégration Web, à l’interopérabilité, à la mobilité, au télétravail, aux fonctionnalités avancées de la téléphonie qui simplifient le travail collaboratif, comme les communications unifiées et le partage d’agenda. Toutefois, l’entreprise ne doit pas perdre de vue l’environnement de travail qui implique la relation entre les collaborateurs, entre les dirigeants et les salariés.
Pour mettre en place un Digital Workplace, l’entreprise doit tout d’abord appréhender les différents besoins de ses collaborateurs et les accompagner dans ce sens. Elle doit s’adapter à l’augmentation de la mobilité, fournir les outils requis pour fluidifier les travaux quotidiens et favoriser les pratiques qui font gagner du temps.
Une étude réalise aux États-Unis révèle que la proportion de travailleurs nomades ne cesse de croître et ils représentent environ 75 % des salariés américains. Pour relever les défis soulevés par le Digital Workplace, les fabricants accélèrent leurs recherches et leur conception de solutions innovantes dédiées aux travailleurs mobiles. Du côté des entreprises, l’expérience utilisateur doit constituer un critère primordial lors du choix de la technologie destinée à l’espace de travail digital. Déployer des applications similaires à celles que les salariés utilisent dans leur vie privée permet de réduire considérablement le temps d’apprentissage.
Les clés de la réussite d’un Digital Workplace
La performance d’un espace de travail digital ne dépend pas uniquement des outils. Au-delà de l’équipement technologique, un Digital Workplace requiert également un changement de comportement. Pour assurer l’adhésion de leurs collaborateurs à ce concept innovant, les entreprises doivent leur inculquer la culture de la responsabilité et de l’autonomie, les apprendre à prendre des initiatives. L’espace de travail digital représente, en effet, une nouvelle expérience qui implique un état d’esprit, un mode de vie, une nouvelle approche du rapport au travail et de la productivité. Pour s’adapter à ce nouvel environnement, la société doit évoluer en aménageant les processus internes, les champs de compétences. Une réorganisation peut même s’avérer nécessaire.
L’environnement de travail dématérialisé du Digital Workplace ne doit pas être confondu avec celui du télétravail, un concept réducteur dans lequel le lieu de travail se limite au domicile du travailleur. L’espace de travail digital est plus vaste. Le salarié travaille à partir de l’endroit où il se trouve, de chez lui, dans un train, dans un avion, chez un client ou encore dans un espace de coworking, au gré de ses déplacements ou en fonction de ses envies.
La transformation digitale vise essentiellement à offrir une flexibilité de travail aux collaborateurs, mais les entreprises doivent également accorder une importance primordiale à la sécurité. Comme le contrôle et la gestion de l’information sont centralisés dans un espace de travail digital, le renforcement de la sécurité est indispensable. L’infrastructure mobile doit faire l’objet d’une mesure de protection particulière combinant la souplesse et la sécurité.
Le déploiement d’un Digital Workplace procure de nombreux avantages à l’entreprise, tels que l’augmentation du chiffre d’affaires, l’attrait de nouveaux talents, l’amélioration de la productivité et la préservation d’un avantage concurrentiel. La dimension humaine doit être toutefois placée au cœur de la démarche pour obtenir les résultats escomptés. La remise en place de l’humain au centre de l’entreprise représente la condition sine qua non de la réussite d’un espace de travail digital.
Vos équipes ont besoin d’outils performants pour se réunir et travailler efficacement à distance ? Optez pour une solution de téléphonie dans le Cloud pour gérer vos conférences, outils collaboratifs, de convergence… Contactez-nous pour plus d’informations :
