La téléphonie VoIP actuelle offre de nombreux avantages. Dans un contexte où le télétravail s’impose comme un nouveau mode d’organisation, se doter des bons outils est indispensable. La téléphonie VoIP favorise la mobilité et constitue une opportunité pour les télétravailleurs.
La téléphonie VoIP fournit des outils adaptés aux structures qui emploient des travailleurs mobiles ou utilisent une configuration multisite pour leurs besoins de développement. Quels sont les différents avantages apportés par ces outils de téléphonie moderne, tant pour l’entreprise que pour les télétravailleurs et les salariés en mobilité ? Éléments de réponse.
La téléphonie VoIP : un outil indispensable pour une entreprise employant des télétravailleurs
En termes d’équipements, les télétravailleurs disposent d’un ordinateur portable et un accès sécurisé pour les données et la messagerie, un VPN + Webmail à partir de sa connexion Internet. En ce qui concerne la téléphonie, ils privilégient le mobile professionnel. Cependant, si l’entreprise ne leur fournit pas cet outil, ils utilisent leur propre téléphone mobile. Pour les appels sortants, ils préfèrent le téléphone professionnel. Pour les appels entrants, ils communiquent surtout avec leur mobile personnel.
Une entreprise qui emploie des télétravailleurs doit se doter d’une téléphonie VoIP dont la configuration doit être adaptée à sa taille, à l’infrastructure déjà existante et à ses besoins. Elle doit, entre autres, s’équiper d’un SIP (Session Initiation Protocol) qui constitue en quelque sorte le standard universel de la téléphonie professionnelle. Il s’agit du protocole permettant la gestion des communications téléphoniques. Grâce à cet équipement, l’entreprise peut bénéficier des avantages de la téléphonie VoIP, comme la convergence fixe mobile, la conférence téléphonique, les communications unifiées, les téléphones IP logiciels et le WebRTC.
La convergence fixe mobile
Ce système permet d’associer les lignes fixes aux mobiles. Il suffit à l’entreprise d’un numéro unique pour joindre un collaborateur en télétravail ou en déplacement, que celui-ci utilise un poste fixe ou son mobile. La convergence fixe mobile permet à la société de rester en contact permanent avec ses salariés. Elle affiche 3 principaux avantages :
- La praticité : un seul numéro permet au télétravailleur ou au salarié en mobilité de joindre l’entreprise à partir de son poste fixe ou mobile. En outre, son téléphone mobile est doté des fonctions similaires au poste fixe pour les conférences ou les transferts d’appels.
- Des contacts faciles pour les clients : ces derniers ont la possibilité de contacter les collaborateurs via un seul numéro, les lignes fixes ou mobiles sonnant de manière simultanée ou successive à chaque appel.
- Un gain de temps : les salariés en télétravail ou en mobilité n’ont plus besoin de consulter en permanence leurs boîtes vocales pour s’informer sur les appels manqués ou les messages laissés par les clients ou l’entreprise. La convergence fixe mobile permet de transférer automatiquement les appels ou de les renvoyer.
Les communications unifiées
Elles simplifient et augmentent l’efficacité des échanges au sein de l’entreprise. Grâce à l’intégration de nouveaux systèmes de communication, les réunions virtuelles par exemple, les communications unifiées offrent de nombreux avantages, comme :
- La diminution des temps de déplacement des collaborateurs,
- La possibilité de toucher un champ élargi de public,
- La messagerie instantanée,
- Le télétravail et la mobilité.
Les communications unifiées permettent à l’entreprise de disposer d’outils performants pour faciliter les échanges avec les collaborateurs, les partenaires et les clients. La société doit se doter d’équipements adaptés à chaque entité. À titre d’exemple, les salariés commerciaux sans cesse en mobilité et les travailleurs ont besoin des fonctionnalités de convergence fixe-mobile. Pour les chefs de projets, elle doit mettre en place des outils permettant d’organiser des réunions virtuelles et de partager des documents. Pour ses clients et ses prospects, l’entreprise doit préconiser des outils simples d’usage et ergonomiques pour correspondre à n’importe quel type de terminal, que l’utilisateur soit sédentaire ou mobile.
Dans tous les cas, il importe que la qualité de la communication soit au rendez-vous. La société doit veiller à se doter d’outils fiables et d’un réseau performant.
La conférence téléphonique
La téléphonie professionnelle IP permet à l’entreprise d’organiser une conférence téléphonique avec ses télétravailleurs et ses salariés en mobilité. Ceux-ci peuvent facilement se connecter et assister à la réunion à distance. Un code d’accès confidentiel transmis à chaque participant permet de sécuriser la séance. Seuls les collaborateurs en possession de ce code peuvent se joindre à la réunion en ligne. La conférence téléphonique permet aussi de discuter en direct ou en simultanée avec les partenaires, les investisseurs, les prospects et les clients, où qu’ils se trouvent à travers le monde. Facturé à des conditions tarifaires similaires aux appels classiques, ce système offre plusieurs avantages :
- Économies : les collaborateurs en télétravail ou mobiles n’ont plus besoin de se déplacer pour assister aux réunions ;
- Mobilité : ils peuvent participer à une conférence virtuelle où qu’ils soient, même s’ils sont à l’étranger ;
- Facilité d’organisation : il suffit de quelques minutes pour paramétrer la conférence et d’inviter les participants par e-mail ;
- Réactivité : possibilité de réunir rapidement jusqu’à 20 interlocuteurs ;
- Confidentialité : conférence privatisée grâce à un code confidentiel et au cryptage des communications.
Les téléphones logiciels SIP et le WebRTC
Aussi appelés « softphones », les téléphones IP logiciels sont des applications qui permettent aux télétravailleurs et aux salariés nomades d’émettre ou de recevoir des appels depuis leur ordinateur par le biais d’un micro-casque. Ces algorithmes offrent également la possibilité d’échanger des vidéos ou des données. Ce système est essentiellement basé sur les codecs vidéo et audio qui permettent la retranscription du son et de l’image, la compression des flux et l’optimisation de la bande passante. Ce type de téléphone permet à son détenteur de participer à distance aux sessions de télétravail et aux visioconférences.
La téléphonie VoIP peut également passer via votre navigateur web : c’est la technologie WebRTC. Vos télétravailleurs s’affranchissent alors de tout équipement physique (postes de téléphones IP) et logiciel (softphones). Ils passent et prennent des appels directement depuis leur navigateur Internet. Il ne suffit que d’une connexion Internet pour appeler.
Grâce aux multiples fonctionnalités offertes par la téléphonie VoIP, les télétravailleurs et les salariés constamment en mobilité peuvent communiquer plus facilement avec leurs différents interlocuteurs. Nombreuses sont les solutions disponibles sur le marché. Il suffit aux utilisateurs de choisir celle qui s’adapte le mieux à leurs besoins et à leurs usages.
Nos conseillers se tiennent à votre disposition pour toute demande.
