Aujourd’hui, le télétravail permet aux salariés un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cette nouvelle façon de travailler contribue à leur bien-être, à leur motivation et par conséquent, à leur épanouissement au travail. Et c’est prouvé ! Selon l’étude Malakoff Humanis de 2021, 78% des employés ont indiqué une préférence pour le travail à domicile depuis la crise sanitaire, au moins plusieurs fois par semaine. Pour autoriser ses équipes à télétravailler, notamment ici les commerciaux, un bon environnement de travail chez soi est capital. En plus d’un bon management et d’un environnement propice au travail à son domicile, il est crucial de s’équiper d’outils performants pour permettre aux commerciaux de poursuivre leur travail sans obstacle.
Grâce au progrès de la technologie, les tâches de bureau de vos équipes peuvent s’exécuter depuis son domicile. De nombreux outils à découvrir dans cet article sont indispensables pour travailler à distance. Sortez vos stylos !
METTRE EN PLACE DES OUTILS DE COMMUNICATION INTERNES
L’un des principaux obstacles à surmonter lorsque le télétravail est instauré, est la barrière de la communication. Pourtant, une communication claire et précise permet d’améliorer la compréhension et la maîtrise d’une relation, qu’elle soit personnelle ou professionnelle. Au bureau, si vous souhaitez échanger sur un appel d’offres par exemple, il suffit de vous rendre dans le bureau d’un collègue, de prendre un café avec ou encore de profiter du déjeuner pour lui poser une question et obtenir l’information. Le télétravail complexifie ces échanges ! Ainsi, pour éviter les incompréhensions ou les malentendus, il est nécessaire de mettre en place des outils de communication qui permettront aux équipes de garder une communication fluide.
De nombreuses plateformes digitales, simples et intuitives, existent pour continuer à réunir votre équipe même lorsque vos salariés sont en télétravail. Aussi bien disponibles sur ordinateur que sur tablette et sur smartphone, les logiciels de communication virtuelle permettent très facilement de converser par chat, transmettre des documents, images, liens ou même partager votre écran si vous souhaitez faire une présentation. Ces outils permettent de garder le lien avec l’organisation de réunions en ligne, que ce soit en audio ou en vidéo, en tête-à-tête ou en équipe, grâce à des salles de réunions virtuelles.
En voici une liste exhaustive de ces outils (visioconférences, partage de données, chat…)
- Slack
- Discord
- Zoom
- Microsoft Teams
- G suite
- Trello
RENDRE LES DONNÉES ACCESSIBLES À TOUS
Pour fédérer les équipes commerciales autour d’objectifs communs et mesurables, il est important de leur permettre d’accéder à toutes les données, comme s’ils étaient au bureau. Le secret ? La mise en place d’un CRM cloud ! Ces logiciels constituent une plateforme de partage de l’information et d’optimisation de la relation client. Les commerciaux peuvent ainsi saisir immédiatement les opportunités commerciales, accéder rapidement aux données client et à leur historique. Ces logiciels réduisent fortement les risques de la perte d’informations. Ils permettent aux managers d’optimiser les réunions et de les rendre plus productives en s’appuyant sur des rapports basés sur les données fournies par le CRM.
Selon une étude menée par Hubspot, “61 % des équipes enregistrant une surperformance utilisent leur CRM pour automatiser une partie de leur processus de vente, contre 46 % de celles qui constatent une sous-performance. L’automatisation du processus de vente permet aux représentants commerciaux de se focaliser sur la vente ”.
Et si on parlait de la téléphonie IP ? Il s’agit de la téléphonie sur le cloud. La téléphonie IP comme celle d’Axialys brise complètement la barrière du téléphone physique . Elle permet aux collaborateurs de votre entreprise d’avoir accès à leur poste téléphonique n’importe où, à n’importe quelle heure, et sur n’importe quel terminal tant que celui-ci dispose d’un accès internet (ordinateur, tablette, smartphone). Ces solutions s’intègrent très facilement avec de nombreux outils métiers tels que les CRM. Dans le cadre du télétravail, la téléphonie IP rend vos salariés extrêmement mobiles. Elle leur permet également de switcher très facilement entre présence sur site et travail à la maison (ou ailleurs).
« Lorsque nous avons eu besoin de basculer à 100% en télétravail, cela s’est fait de façon quasi-instantanée. Malgré le confinement, nous n’avons eu aucune journée d’arrêt de production. C’est ce qui a été vraiment différenciant dans notre secteur. Et c’était le moment où nos adhérents avaient le plus besoin de nous. »
Bruno Mazouz – Directeur de la Transition Digitale chez CPMS
SÉCURISER LES DONNÉES
Le travail à distance doit impérativement s’accompagner de mesures de sécurités renforcées. Elles doivent garantir la sécurité des systèmes d’information et des données que vos équipes traitent. Bien que les commerciaux ne soient pas connectés aux réseaux informatiques de l’entreprise, chaque organisation se doit de fournir le matériel nécessaire afin qu’ils travaillent en toute tranquillité. Par exemple avec des logiciels antivirus, anti-malwares, pare-feux et autres systèmes de sécurité informatique. Il est également possible de mettre en place un système d’authentification. Celui-ci permet aux collaborateurs de se connecter avec leur identifiant et leur mot de passe, en prenant le soin de renforcer les mots de passe, pour éviter la fuite, la perte ou pire le vol de données à caractère personnel.
Et pour les cyberattaques ? Depuis la mise en place du télétravail, une étude de Cyber Risk Alliance et Proofpoint de 2020, démontre que 76% des responsables IT ont constaté une augmentation de l’exposition aux cyber-risques de leur entreprise. De ce fait, il est recommandé de privilégier un réseau privé virtuel ou un VPN . Il permettra d’échanger en toute sécurité les données professionnelles entre le poste de travail et le réseau de l’entreprise. Ces actions permettent de protéger les données stockées et de sécuriser les données sensibles. Vous avez la possibilité de sauvegarder ces données régulièrement sur des espaces de stockage prévu à cet effet sur le Cloud. Par exemple, sur le Drive ou sur des coffres forts numériques.
Il est fortement recommandé de sauvegarder les données sensibles sur des disques durs externes sécurisés.
Il arrive régulièrement que les salariés utilisent leurs propres ordinateurs pour en faire un usage professionnel. N’hésitez pas à sensibiliser les commerciaux aux risques et aux enjeux de la cybersécurité pour anticiper les potentiels risques de fuite de données. Les commerciaux doivent être informés et formés aux bonnes pratiques pour pallier eux-mêmes au risque de cyberattaque.
Conclusion :
Vous détenez désormais les outils indispensables du télétravail pour permettre à vos équipes commerciales de travailler dans les meilleures conditions. Si vous souhaitez en savoir plus sur la téléphonie cloud, Axialys vous accompagne tout au long du déploiement de votre téléphonie VoIP. N’hésitez pas à faire appel à nos équipes !
