Dans la majorité des secteurs, améliorer sa compétitivité est une priorité absolue. Cela est dû notamment au durcissement de la concurrence. Cela passe par une augmentation du chiffre d’affaires, mais également par une diminution des coûts de fonctionnement. Ces derniers, en raison de leur nature, peuvent être particulièrement complexes à déterminer.
Les dépenses en matière de téléphonie professionnelle sont des postes budgétaires potentiellement difficiles à évaluer. Selon la technologie mise en œuvre, plusieurs acteurs doivent intervenir sur votre installation (équipementier, société de maintenance, opérateur…). L’entreprise multiplie alors le nombre de factures liées à sa téléphonie. Il est alors complexe de détecter les lignes de dépenses à optimiser. A cela s’ajoute également la diversité des types de frais d’un système téléphonique (fixes, variables, cachés). Ainsi, une offre peut paraître financièrement attractive lors de son installation. Mais, elle peut se révéler être finalement très coûteuse lors de son utilisation.
Il n’est pas évident pour une personne non initiée de comprendre et d’analyser ses dépenses en téléphonie professionnelle. Afin de vous aider dans cette démarche, nous allons décrypter l’une de ses composantes principales : le forfait téléphonique.
Les forfaits n’ont pas le même contenu en fonction de la technologie mise en œuvre
De nos jours, une entreprise a le choix entre plusieurs technologies de téléphonie professionnelle. Premièrement, les solutions qualifiées de traditionnelles (PABX). Ensuite, les solutions basées sur des technologies de téléphonie sur IP (comme l’IPBX). Enfin, les solutions de téléphonie moderne qui repose sur des systèmes en cloud (Centrex). Les spécificités de chaque dispositif influent directement sur le contenu des forfaits téléphoniques professionnels.
Avec un standard téléphonique physique, les forfaits proposés par les opérateurs concernent uniquement le volume des communications téléphoniques. Les entreprises en charge de votre standard téléphonique facturent, elles, des dépenses liées au bon fonctionnement du réseau. A cela, s’ajoutent fréquemment des contrats avec des sociétés de maintenance spécialisées. Dans cette configuration, vos dépenses en téléphonie sont donc composées du montant des forfaits souscrits, ainsi que des différentes prestations nécessaires au bon fonctionnement de votre installation.
Il existe des technologies plus flexibles que d’autres
La composition des forfaits téléphoniques professionnels varie également en fonction du canal de communication sollicité par votre système téléphonique.
Par exemple, le modèle de facturation diffère selon la technologie utilisée. Si vous avez un PABX (ligne téléphonique analogique), l’opérateur applique une tarification à la consommation. Avec un système IPBX (ligne numérique), l’opérateur peut vous proposer des forfaits. Les forfaits peuvent alors inclure des appels illimités.
Cette distinction importante peut conditionner le choix de la technologie de téléphonie mise en œuvre dans votre société.
Des forfaits téléphoniques professionnels tout inclus
Afin de simplifier la gestion et l’utilisation de la téléphonie professionnelle, les entreprises optent de plus en plus pour des solutions téléphoniques dématérialisées. Il s’agit notamment de la VoIP Centrex. Dans cette organisation, il n’y a plus de standard téléphonique physiquement implanté dans les entreprises. Les combinés téléphoniques sont reliés à un autocommutateur en Cloud à travers la connexion internet de l’entreprise.
Dans cette organisation, le coût des forfaits téléphoniques correspond au montant de vos dépenses en téléphonie professionnelle. Le standard étant digitalisé, les investissements que requiert son bon fonctionnement ne sont plus à la charge des entreprises. La dématérialisation permet à l’opérateur de les inclure dans le prix de ses forfaits. On estime alors qu’une entreprise remplaçant un système traditionnel (PABX ou IPBX) par une téléphonie Centrex réalise des économies. Celles-ci peuvent correspondre à une diminution allant jusqu’à 30% du montant de ses dépenses en téléphonie professionnelle.
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