De plus en plus d’entreprises adoptent les communications unifiées depuis la démocratisation du Cloud. Grâce à cette nouvelle technologie, elles peuvent bénéficier d’une multitude de services et de fonctionnalités fournies à partir des data centers des opérateurs. Cette solution leur évite un lourd investissement pour l’installation d’un système de communication unifiée sur leur site. Il leur suffit de souscrire à un abonnement mensuel dont le montant est proportionnel aux fonctionnalités choisies et au nombre d’utilisateurs. Zoom sur ce mariage parfait du Cloud et des communications unifiées.
Communications unifiées : en quoi consistent-elles exactement ?
Ce système résulte de la combinaison de plusieurs éléments de communication au sein d’une entreprise. Ses fonctionnalités les plus courantes sont : la téléphonie ip fixe ou mobile, la messagerie instantanée, le partage d’écran, de fichiers ou de documents, les conférences virtuelles audio ou vidéo. Certaines sociétés enrichissent même leurs annuaires avec des informations de présence en corrélation avec la messagerie instantanée de manière non intrusive.
La mise en place d’éléments contextuels, tels que la possibilité de faire des requêtes dans les annuaires, d’effectuer des remontées classiques de fiches à partir du couplage téléphonie informatique constitue également une option de plus en plus plébiscitée par les entreprises pour obtenir des informations sur des clients ou prospects ou insérer les échanges dans les historiques. Ainsi, la communication s’intégre dans les applications métiers. Pour accroître la productivité et enrichir l’expérience des collaborateurs, une entreprise a le choix entre plusieurs niveaux de communications unifiées : l’unification des terminaux, des médias, des réseaux ou des contacts et des identifiants.
Le Cloud : un intérêt grandissant pour les grandes entreprises et PME
L’approche Cloud UC (UCaaS – Unified Communication as a Service) séduit un nombre croissant de sociétés qui optent pour un système de communication unifiée. Grâce à cette technologie, les outils de communication sont externalisés via le Cloud. Ils sont ensuite proposés aux entreprises sous forme de services. Privilégiée par les grandes entreprises, cette solution permet d’optimiser leurs communications externes et internes, à l’instar de certains géants, tels que Microsoft et Cisco. Toutefois, l’objectif du Cloud consiste à faciliter l’accessibilité de la communication unifiée à toutes les entreprises sans distinction de taille. Ainsi, les PME adoptent progressivement ce système. Pour répondre à leurs besoins, les intégrateurs et les opérateurs alternatifs deviennent de plus en plus nombreux à leur proposer des prestations adaptées.
Les communications unifiées intégrées dans le Cloud
L’annuaire et les contacts, incluant notamment les collaborateurs de l’entreprise, se trouvent au cœur des activités des communications unifiées. Le système repose sur un logiciel central installé sur des machines virtuelles ou des serveurs physiques implantés sur le site de l’entreprise ou dans des data centers gérés par des opérateurs télécoms. Des applications d’algorithme clientes, en mode Applications Natives ou en mode Web, exercent une interaction avec ce logiciel central.
Ce type de communication est également possible sur tablette ou sur smartphone. Les collaborateurs qui utilisent leurs mobiles peuvent bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités de la communication et de la téléphonie d’entreprise. Ils possèdent deux numéros professionnels, un fixe et un mobile. Or, tous les appels sont orientés vers le numéro mobile et la messagerie vocale est unique.
La connectivité détient toute son importance dans le domaine de la communication unifiée. Quel que soit l’outil employé et quelle que soit la situation, la qualité des échanges audio ou vidéo dépend de celle de la connectivité. La communication unifiée intégrée dans le Cloud requiert une bande passante adaptée. De même, une gestion adéquate de priorité entre les flux est nécessaire. Ainsi qu’une bonne flexibilité pour faire face aux changements de réseau, comme le passage du WiFi au data mobile.
Le Cloud : de multiples avantages
L’hébergement de la communication unifiée dans le Cloud permet de bénéficier des mêmes services qu’une installation directe sur le site. Cependant, le coût de cette solution est nettement moins onéreux par rapport aux systèmes classiques de communication unifiée.
Le Cloud procure, en outre, de nombreux avantages :
- La possibilité de conjuguer diverses solutions en effectuant des intégrations entre différents systèmes. Exemple : grâce aux « APIs », il est possible d’assembler SaaS et Cloud ;
- L’externalisation du système de communication unifiée est confiée à des spécialistes du Cloud. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur métier.
Le cloud permet de réduire les risques d’obsolescence technologique
- L’accès aux fonctionnalités avancées dont la mise en place sur le site de l’entreprise peut s’avérer très coûteuse ;
- La simplicité de la mise à jour grâce au système upgrade centralisé. La société peut ainsi profiter d’une solution actualisée avec des fonctionnalités évolutives en temps opportun ;
- La facilité de la mise en œuvre de la convergence fixe-mobile incluant la présentation du numéro fixe de l’utilisateur depuis un appel à partir de son mobile, avec une messagerie vocale unique pour ses 2 numéros.
- L’opérateur assure la mise en œuvre, l’exploitation et l’actualisation du Cloud. L’entreprise dispose d’une garantie de la fiabilité et de la performance de son système de communication unifiée ;
Le cloud permet de gagner en compétitivité
- La réduction des coûts : grâce au Cloud, la gestion des migrations technologiques est moins difficile ;
- L’exemption d’une veille technologique ;
- Le paiement à l’usage, sans effet de seuil. Grâce à cette souplesse du mode de règlement de la facture Cloud, la société accroît ou diminue le nombre de fonctionnalités ou de souscriptions. L’objectif est de les adapter à la taille de la firme et à l’évolution de ses besoins ;
- En cas de changement de locaux, il suffit d’une connexion Internet et d’un terminal pour pouvoir bénéficier des services. Il n’y a pas de rupture de service.
En conclusion, il apparaît que les communications unifiées et le Cloud font un mariage parfait. Cette combinaison permet d’optimiser les communications avec les clients et les fournisseurs et de favoriser les interactions entre les collaborateurs. Avec son coût marginal et ses nombreux outils collaboratifs, l’association communication unifiée–Cloud permet à l’entreprise de réaliser des économies conséquentes. Elle se recentre sur son activité, gagne en productivité et offre aux collaborateurs une expérience utilisateur appréciable.
