Les entreprises déménagent pour de nombreuses raisons : répondre à la croissance, faire des économies, se rapprocher de leurs clients ou fournisseurs ou tout simplement profiter d’un quartier plus agréable.
Dans tous les cas, le déménagement d’une entreprise est un défi logistique. Il nécessite d’être planifié bien en amont afin de pallier les éventuels écueils. Ainsi, il est indispensable d’établir un cahier des charges bien précis et de mettre en place un planning en fonction de la date de son déménagement.
Entre douze et six mois avant le déménagement
A ce stade, il n’y a rien de bien urgent. Il s’agit de la phase de planification. Cependant, vous devez impérativement identifier les acteurs clés et les tâches que vous aurez à accomplir. Pour cela, il vous faut déterminer la ou les personnes qui seront en charge de gérer et piloter le projet de déménagement. Par ailleurs, vous devrez réaliser, au préalable, un audit des locaux où vous souhaitez emménager. Cela vous permet d’évaluer vos besoins notamment tout ce qui concerne l’aménagement de l’espace, les contraintes liées au câblage informatique, au réseau et à la téléphonie.
Il est indispensable de vous renseigner sur la capacité de raccordement à Internet (ADSL, SDSL, Fibre optique…). Parallèlement à cela, vous devrez faire un audit de votre matériel informatique et de votre téléphonie professionnelle. Un déménagement est l’occasion pour vous de vous interroger sur les atouts de la VoIP. Si vous n’êtes pas encore passés au « tout IP », ce sera le moment pour vous d’y penser. Faut-il migrer vers une solution Centrex ou vers un IPBX local ? Faut-il remplacer le matériel existant ? Quels seront les bénéfices pour l’entreprise sur le moyen terme ? N’attendez pas la dernière minute pour vous interroger à ce sujet !
Concernant le préavis, vous êtes tenu de donner congé à votre bailleur au moins six mois avant le terme de la période triennale de votre contrat de location. Il faut donc anticiper bien à l’avance cette formalité.
Entre trois et deux mois avant le déménagement
A cette date, vous devriez avoir déterminé toutes les tâches que vous aurez à accomplir. Assurez-vous que chaque personne sache quelle tâche lui est affectée et que tout le monde travaille main dans la main pour une bonne coordination des opérations. Il est important de communiquer avec le personnel de l’entreprise sur votre prochain déménagement. Un déménagement peut affecter l’organisation d’une entreprise. C’est pourquoi, il faut mettre en place des relais d’informations entre la direction et les salariés qui permettront de faciliter les échanges.
A trois mois du déménagement, vous devrez avoir contacté tous vos prestataires (déménageurs, entrepreneurs, FAI, sécurité anti-intrusion…) pour obtenir des devis. Ainsi, vous pourrez déterminer un budget prévisionnel dans lequel vous devez inclure une part réservée aux dépenses imprévues.
Il vous faudra organiser les travaux aussi bien dans vos nouveaux locaux que dans les anciens locaux. Il faut obtenir, le cas échéant, les permis de construire.
En principe, à ce stade, les travaux doivent être bien avancés et tous les coûts doivent être identifiés, sauf imprévu.
A un mois du déménagement
A ce stade, vous devez commencer à faire le tri. Pour cela, faites l’inventaire de tous les équipements mobiliers. Il s’agit d’identifier ce qui est à garder, jeter ou revendre. Vos salariés devront commencer à mettre de l’ordre dans leurs affaires. A cet effet, mettre en place un « calendrier d’emballage » peut s’avérer très utile. Il permettra de déterminer ce qui peut être emballé à l’avance et l’attribution de codes pour chaque emballage. L’objectif est que tout le monde puisse retrouver ses affaires au moment de l’emménagement.
A cette période, vous pourrez faire installer votre ligne téléphonique et votre accès à Internet. Votre prestataire se chargera des installations. Des travaux de câblage interne peuvent être nécessaires et peuvent éventuellement engendrer des délais et surcoûts, d’où la nécessité de prendre contact bien à l’avance avec votre prestataire pour recueillir toutes les informations à ce sujet. Il vous faudra également tester les prises réseau avec un testeur permettant de mesurer la qualité de la liaison. Si vous possédez un PABX ou un IPBX, la logistique sera plus « lourde ». Il faut donc anticiper le déplacement et prévoir des moyens de secours, si une permanence téléphonique est nécessaire durant le déménagement. Si vous possédez une téléphonie IP, la mise en service sera quasi-immédiate, sous réserve que votre connexion Internet fonctionne, ce qui permettra d’éviter les pertes d’exploitation liées à la rupture du service. N’oubliez surtout pas de faire porter vos numéros si vous changez d’opérateur !
Vous devrez également vous occuper du volet administratif (changement d’adresse, sécurité sociale, assurance, commande de nouveaux chéquiers, changement d’immatriculation de l’entreprise…).
A dix jours du déménagement
Entre dix jours et une semaine avant le déménagement, la communication avec votre personnel est très importante. Vous devez mettre en place une feuille de route qui permettra aux salariés de connaitre le déroulement du déménagement. Vous devrez également communiquer auprès de vos clients et fournisseurs pour les informer de la date du déménagement. Votre directeur informatique devra faire l’inventaire de votre parc informatique et procédera à la sauvegarde des données.
A un jour du déménagement
Normalement, à ce moment tous les cartons doivent être faits et étiquetés. Vous devez faire le grand ménage aussi bien dans les anciens locaux que dans les nouveaux locaux. Assurez-vous également que tout le personnel dispose des nouvelles clés, badges, codes d’accès aux nouveaux locaux.
Le jour J du déménagement
Après de longs mois de préparation, il n’y a aucune raison que le déménagement ne se déroule pas dans de bonnes conditions. En général, les déménagements se font les weekends ou jours fériés pour ne pas perturber l’activité de l’entreprise. Vous avez travaillé dur avec votre équipe, c’est le moment de voir tous vos efforts récompensés !
Le déménagement de votre entreprise peut être un évènement important pour votre croissance et votre organisation. Nous vous proposons de découvrir à travers une infographie une liste non exhaustive des tâches à prévoir pour organiser sereinement votre prochain déménagement.
Vous avez un projet de déménagement ? Les équipes commerciales et projet d’Axialys sont à votre disposition. N’hésitez pas à nous contacter.
