Vite fait bien fait. Dans l’environnement professionnel, l’efficacité se lit généralement à travers le prisme du temps et du résultat. Des valeurs quantifiables dont les outils peuvent souvent nous aider à prendre la pleine mesure. Pour autant, le secret du bon travail n’est pas seulement à chercher derrière les aiguilles d’un chronomètre ou les lignes d’un classeur mais aussi en soi-même.
Organiser le travail
Avant les outils, vient l’humain. Et avec lui, son lot de comportements et de sensibilités qui impactent quotidiennement l’environnement professionnel. C’est donc cette dimension humaine qu’il faut explorer pour trouver les clés de l’efficacité au travail, en s’imposant une discipline et une organisation qui créent les conditions d’une productivité durable.
D’abord, identifier précisément les tâches en examinant la nature des missions, leurs périmètres d’action et les mettre en cohérence avec les compétences disponibles. En somme, évaluer la demande et voir comment on peut y répondre. Un réflexe qui semble anodin si ce n’est spontané mais qui permet d’apporter les réponses les plus adaptées. En effet, une fois identifiées, les tâches peuvent ensuite être priorisées selon leur urgence et leur importance et ainsi être planifiées dans le temps.
Le temps justement. Pour éviter de le disperser inutilement, il est utile de s’astreindre à une gestion rigoureuse : anticipation, estimation du temps nécessaire, tâches prioritaires, pauses régulières mais entre deux tâches, rappel des échéances, etc. Le tout en se laissant une marge d’imprévu, un agenda rempli n’étant pas forcément synonyme de journée réussie.
Cette discipline n’étant pas innée chez tout le monde, il existe un certain nombre de méthodes qui permettent de l’appliquer au jour le jour et d’en systématiser l’application. La méthode Kanban pour organiser ses tâches en les rendant visibles en un coup d’œil par codes couleur et catégorie ; les matrices, permettant de prioriser les tâches en fonction de plusieurs critères ; ou encore la méthode pomodoro qui vise à alterner plusieurs tâches pour gérer efficacement son temps.
Bref, derrière la rigueur humaine…des outils.
Automatiser l’efficacité
Pour faciliter les principes précédemment énoncés, il est particulièrement conseillé de se tourner vers certains outils et technologies permettant d’instaurer une discipline quotidienne autant que fructueuse. Et ce, dans tous les domaines :
- La gestion du temps : avec des applications permettant le calcul du temps passé par tâche, la répartition des temps de travail sur une journée, le paramétrage du temps à consacré pour chaque projet, etc.
- La gestion des tâches : via des outils qui apportent une vue globale des missions et permettent d’établir une to-do-list pertinente dans laquelle il est possible de catégoriser et hiérarchiser les tâches de manière visuelle et intuitive,
- L’archivage documentaire : pour faciliter la prise de notes et leur organisation, sauvegarder des informations pour un usage ultérieur, les partager en équipe, etc.
- Le travail collaboratif : les plateformes de Cloud Computing jouent ici tout leur rôle. Elles permettent de mettre en commun, au sein d’un espace partagé, les documents nécessaires et de les associer à un référent désigné. Rattachées à un logiciel de messagerie ou de gestion de projet, elles offrent une meilleure lisibilité des échanges et une bonne communication d’équipe à travers des systèmes de chat, de visioconférence, de calendriers partagés, etc.
Applications, logiciels et autres solutions dématérialisées contribuent ainsi indéniablement à l’efficacité au travail en automatisant la gestion, en améliorant la visibilité et en fluidifiant les échanges.
Si les outils permettent une vue dynamique et centralisée du travail, ils restent néanmoins le pendant d’une organisation optimisée en amont et qui dépend avant tout de la méthodologie à se soustraire. C’est donc encore une fois à la lumière de l’association entre humain et technologie qu’il faut réinterroger l’efficacité du travail : et si au fond, tout, de la rigueur de l’homme à celle du robot, n’était qu’outil ?
