Le changement de locaux fait partie de la vie des entreprises, il faut compter environ 150.000 déménagements annuels, rien que dans l’Hexagone. Cette étape engendre pourtant des désagréments aussi bien au niveau de l’entreprise elle-même qu’au niveau des clients.
En effet, si elle est mal gérée, elle entraîne des pertes d’exploitation dues au transfert des infrastructures téléphoniques et informatiques. Voilà pourquoi il convient de s’organiser au mieux pour ne pas perdre des clients et faire baisser le chiffre d’affaires.
Vérifier en amont la connectivité réseau du nouveau local
Avant de fixer son choix sur un tel ou tel immeuble, il importe de voir si la connexion est régulière sur les lieux pour éviter les mauvaises surprises. En effet, s’il ne se trouve pas dans une zone à très haut débit, l’installation de nouvelles infrastructures peut coûter cher. Il en est de même pour les offres Internet disponibles dans la région, satisfaisant ou non aux besoins de l’entreprise selon son activité et sa taille. Assurer son éligibilité à l’ADSL, au SDSL ou à la fibre optique suivant la technologie utilisée par la téléphonie permet de prévenir de nombreuses difficultés.
S’assurer de la conservation des numéros
Si l’entreprise est obligée de résilier son contrat avec son FAI actuel, il lui incombe de vérifier au préalable si elle peut conserver ses numéros. Il existe deux possibilités: le déménagement des accès sans changer la technologie ni l’opérateur téléphonique et la conversion vers un autre FAI. Dans le premier cas, il faut faire une demande au préalable et s’assurer que cela peut se faire. Pour la seconde alternative, certains opérateurs exigent 3 mois de préavis et la demande de conserver ses numéros doit s’effectuer avant la résiliation de l’abonnement. Quoi qu’il en soit, l’usage de la VoIP vous permet de garder les mêmes numéros quel que soit le lieu du déménagement en assurant leur portabilité.
Faire désinstaller et configurer le commutateur par son FAI
Si vous possédez un PABX ou un IPBX, commutateur physique servant à router les appels intérieurs et extérieurs de l’entreprise, la manipulation est du ressort du FAI actuel. Si vous déménagez, ne vous en chargez pas, mais laissez cette tâche aux experts qui s’occuperont également de son installation et de la configuration dans les nouveaux locaux. De ce fait, si la connexion internet fonctionne comme il faut, il n’y a pas de raison que le commutateur connaisse des problèmes. Après avoir fait le contrôle, le prestataire peut installer et configurer votre réseau téléphonique.
Remplacer, si besoin, les équipements téléphoniques obsolètes ou défectueux
Le déménagement est aussi une occasion pour revoir ou renouveler le système téléphonique existant. C’est effectivement le bon moment pour migrer vers une technologie plus innovante et d’une grande capacité comme le cloud qui, au contraire d’un PABX ou d’un IPBX ne comporte pas de contraintes physiques. Il ne risque pas de se trouver hors réseau ni de rester inactif au moment du déplacement,il reste toujours fonctionnel quel que soit l’endroit sous réserve d’une connexion Internet active.
S’assurer des délais de mise en service vers la nouvelle adresse
Un autre moyen pour réussir le déménagement de sa téléphonie d’entreprise consiste aussi à s’assurer du délai de mise en service de la connexion à haut débit des nouveaux locaux. En effet, pour un lien ADSL, environ un mois est nécessaire, pour un SDSL, 1 mois et demi et pour la fibre optique, 2 à 3 mois et demi. Il en est de même pour la mise en place des nouvelles lignes téléphoniques, mais selon la réactivité de l’opérateur qui s’en charge. En tout, il faut 2 mois environ pour effectuer les raccordements aux lignes téléphoniques et accès internet. C’est pourquoi il faut prévenir l’opérateur à l’avance pour pallier ces contraintes de temps.
Vérifier au préalable le câblage des nouveaux locaux
Faites-en de même pour l’installation du câblage dans les nouveaux locaux au cas où ceux-ci n’en disposent pas. En effet, il faut aussi 2 mois pour installer une tête de ligne téléphonique et la création de ligne proprement dite. C’est le cas pour les bâtiments nouvellement construits dans lesquels Orange ou l’ancienne France Télécom n’a pas pu en installer en raison de problèmes techniques comme un accident de chantier, voirie et autres. Cependant, avec la téléphonie sur IP qui ne nécessite que peu de câblage,t il suffit de réutiliser les prises RJ45 présentes sur les lieux. A noter qu’il est important de vérifier l’agencement des prises électriques ou réseau.
Pallier l’interruption de service
Si les numéros de téléphone de l’entreprise ne sont pas accessibles durant le déménagement, n’hésitez pas à recourir à un système innovant en mode cloud tel que le Centrex. Il assure en permanence la continuité du service, et ce, malgré les contraintes et les nombreuses tâches liées au déménagement. Il est possible, par exemple, de rediriger les appels entrants vers des numéros de téléphone mobile ou des lignes de secours pour rester toujours en contact avec les clients et les fournisseurs. Dans tous les cas, le fonctionnement parfait de tous les outils de travail dès le premier jour dans les nouveaux bureaux permet d’assurer la continuité de votre service.
Adopter la téléphonie dématérialisée
Il est donc conseillé d’évaluer à l’avance l’organisation téléphonique de son entreprise avant tout projet de déménagement. C’est une occasion pour mettre les équipements à jour, pour choisir la technologie adaptée à ses activités et pour profiter des meilleures offres qui existent sur le marché. Le Centrex d’Axialys simplifie le déménagement du réseau téléphonique, car il est totalement dématérialisé. Les postes téléphoniques sont reliés à un standard téléphonique hébergé, et donc il n’existe pas d’autocommutateur physique. Il suffit de se servir de la connexion internet des lieux pour faire fonctionner les numéros de téléphone du service. Aucune interruption n’est ainsi constatée et l’entreprise reste toujours joignable.
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