Un déménagement est un moment-clé de la vie d’une société qui grandit, qui nécessite une organisation rigoureuse. Pour le bien de votre société comme de vos collaborateurs, votre projet de déménagement doit s’articuler autour de plusieurs étapes essentielles.
1. Réfléchir au financement en amont
À moins que vous ayez un excédent de trésorerie important, vous allez devoir recourir à un crédit pour financer vos nouveaux locaux. Il faut donc bien réfléchir en amont au type de crédit que vous souhaitez contracter. Vous avez ainsi le choix entre deux types de crédits : le crédit professionnel et le crédit bail-immobilier.
Le crédit professionnel est semblable à un crédit immobilier classique, qui vous permet d’emprunter le montant nécessaire et de le rembourser à hauteur de vos capacités financières et de votre taux d’endettement maximal. Pour obtenir un tel crédit, vous devez être en mesure de fournir un apport initial plus ou moins important.
Le crédit-bail immobilier vous permet d’obtenir un crédit sans apport, ce qui vous permet de préserver votre trésorerie. Vous versez tous les mois un loyer à hauteur de vos capacités financières, pendant la durée définie par le contrat de crédit-bail. C’est à l’échéance du contrat que vous pouvez exercer une option d’achat sur les locaux et en devenir propriétaire.
Vous avez également la possibilité de financer l’achat de vos locaux via une SCI professionnelle, qui vous permet d’acheter vos locaux à titre privé, en dissociant les murs et le fonds de commerce. L’entreprise loue alors les murs à la SCI professionnelle, qui rembourse le crédit grâce aux loyers perçus. Attention cependant, une SCI professionnelle nécessite un certain nombre de formalités comptables et juridiques que vous devez prendre en compte au moment de votre décision.
2. Préparer le transfert des équipements
Pour un déménagement professionnel réussi, l’activité de l’entreprise ne doit pas être impactée par le changement de locaux. Il faut donc bien réfléchir à la logistique de ce déménagement, particulièrement en ce qui concerne le parc informatique et les données internet. Dans l’idéal, l’interruption des services ne doit pas excéder une journée : il faut donc être particulièrement bien organisé !
En premier lieu, il faut dresser un inventaire précis de tous les équipements de l’entreprise, en notant pour chaque appareil du parc informatique qui est le salarié ou le prestataire qui l’utilise. Concernant la déconnexion des équipements et leur reconnexion dans les nouveaux locaux, il est vivement recommandé de faire appel à un professionnel pour réduire les risques de dommages ou de perte de données.
Enfin, avant de transférer les équipements informatiques de votre entreprise, assurez-vous que le réseau internet de votre nouveau local est bien fonctionnel, adapté aux besoins de l’entreprise, et en mesure d’assurer le stockage sûr et confidentiel de toutes vos données.
Après le parc informatique, c’est la téléphonie de votre entreprise qui demande la plus grande attention. Comme pour vos équipements informatiques, vous devez faire l’audit de votre téléphonie actuelle avant de réfléchir au transfert des infrastructures téléphoniques. Vous devez ensuite vous rapprocher de votre opérateur pour organiser le déménagement, notamment la portabilité de vos numéros. Enfin, profitez de ce changement de locaux pour remplacer des équipements obsolètes et souscrire à la téléphonie ip !
3. Bien communiquer avec ses collaborateurs
Une fois que la décision de déménager est prise, il est primordial d’assurer ses collaborateurs au plus vite. Chacun doit avoir le temps d’organiser le transfert de son poste, mais aussi se préparer psychologiquement à cet énorme changement dans son quotidien. Comme n’importe quel déménagement, un déménagement d’entreprise peut être une source de stress et de tensions, ce qui peut largement impacter la productivité de votre entreprise. Il faut donc employer tous les moyens nécessaires pour rassurer et impliquer vos collaborateurs dans le déménagement de la société : visite des nouveaux locaux, boîte à idées, enquêtes, campagnes de communication interne et externe…
4. Réfléchir à l’aménagement des nouveaux bureaux
Plus qu’un simple changement d’emplacement, un déménagement d’entreprise peut être l’occasion d’optimiser l’aménagement de vos locaux. N’hésitez pas à vous débarrasser de tout ce qui n’est plus utile, et optez pour du mobilier plus fonctionnel ou un classement plus pratique pour vos dossiers.
C’est aussi l’occasion de réfléchir au nouveau design de vos bureaux, de les rendre plus séduisants et agréables à vivre pour vos collaborateurs. Pensez à consulter un architecte d’intérieur pour vous aider à trouver la configuration et le style idéal pour booster le bien-être et la productivité de vos collaborateurs.
5. Organiser le nettoyage des anciens locaux
Un déménagement ne saurait être réussi sans un état des lieux sans encombres ! Une fois vos anciens locaux vidés, vous devez faire faire un ménage approfondi avant de procéder à l’état des lieux de sortie. Pour cela, plutôt que de confier cette tâche à vos collaborateurs, il est conseillé de faire appel à une société spécialisée.
Premièrement, cela vous garantit un nettoyage minutieux, réalisé avec du matériel professionnel et en total respect des normes et règles de sécurité. Enfin, cela permet à tout le monde, collaborateurs comme associés, de rester concentré sur l’organisation du déménagement et l’installation dans les nouveaux locaux.
Les sociétés de nettoyage proposent généralement plusieurs niveaux de prestation, n’hésitez donc pas à demander plusieurs devis à différentes entreprises pour comparer les offres et faire jouer la concurrence.
6. Acter le changement d’adresse
Dès que vous avez connaissance de votre nouvelle adresse, vous devez la communiquer au plus vite aux administrations, partenaires, clients, et prestataires de votre entreprise, de même qu’à vos collaborateurs. Il faut également mettre à jour le site internet de l’entreprise au moment de l’installation dans les nouveaux locaux. Pensez également à vérifier les que les informations présentes sur d’autres sites (Google, Pages Jaunes, annuaires professionnels, etc.) ont été mises à jour.
Vous n’aurez plus qu’à changer l’adresse sur vos documents papiers : cartes de visites, enveloppes, brochures, lettres à en-tête… Bien que ce soit la dernière étape de ce déménagement, cela doit être pensé en amont pour ne pas vous retrouver avec trop de stock mentionnant l’ancienne adresse au moment du déménagement… Ni sans aucun stock avec la nouvelle adresse.
Comme vous allez forcément devoir envoyer de nouveaux bons à tirer, vous pouvez en profiter pour mettre à jour votre identité visuelle.
