Quelle que soit la solution de téléphonie que vous choisissez pour votre entreprise, il est important de paramétrer votre terrain de jeu avec le plus d’anticipation et de justesse possible, pour en garantir la qualité comme la sécurité. Réflexes, vision et collectif : comment éviter les fautes ?
Préparez votre terrain
D’abord, l’inévitable audit de l’existant par lequel vous identifiez vos ressources matérielles et financières mais aussi vos besoins réels en fonction de votre activité et de vos clients. Une étape primordiale qui dicte vos objectifs et leur révision potentielle. Dans le cas d’une migration, veillez à ce que celle-ci ne soit pas trop longue afin de maintenir la continuité de votre relation client et la permanence des points de contact.
Toujours en amont, assurez-vous également de disposer d’un réseau de bonne qualité. De la connexion internet va dépendre la qualité de votre téléphonie : trop engorgée, cette connexion risque ainsi d’affecter le son et la fluidité des communications, alors exposées à des coupures récurrentes. Pensez donc à la bande passante en fonction de l’échelle de vos infrastructures, les plus importantes se tournant naturellement vers la fibre.
Enfin, et au niveau de la sécurité, il est important de bien considérer les risques auxquels vous êtes exposés (l’audit préalable pouvant vous y aider) : DDoS, usurpation, fraude, etc. Pour y faire face, des outils peuvent (et doivent) être mis en place au plus tôt tels que des outils anti-phishing (hameçonnage), des pare-feu adaptés à la VoIP, le chiffrement ou encore la sécurisation des équipements selon les normes en vigueur.
Restez vigilants
La qualité comme la sécurité de votre système de téléphonie ne sont pas gravées dans le marbre et évoluent avec le temps. Une évolution qu’il vous faudra surveiller régulièrement pour pouvoir la piloter au plus juste.
Quelques bons gestes vous garantissent ainsi un environnement fiable et sécurisé :
- Le suivi du trafic d’appels pour limiter la consommation des comptes,
- Des mots de passes différents et fréquemment renouvelés,
- La mise à jour des logiciels (anti spam et antivirus notamment) et des technologies,
- La désactivation de comptes utilisateurs ayant quitté l’entreprise.
Évidemment, ces bonnes pratiques ne vous affranchissent pas d’éventuelles reconfigurations plus développées. Aussi, il est important de tester la qualité de votre système en le soumettant à des audits réguliers. En analysant le fonctionnement de votre téléphonie et en identifiant des risques jusqu’ici peu visibles, ces audits vous permettent de réajuster vos solutions aussi bien d’un point de vue technique, que de celui des usages.
Soyez accompagnés…et accompagnez, vous aussi !
À moins d’être vous-même prestataire de téléphonie d’entreprise, l’erreur la plus dommageable dans le déploiement de votre solution reste celle de se lancer sans expertise. Sachez donc la trouver en vous tournant vers des spécialistes de la téléphonie IP qui sauront vous guider dans la préparation, le lancement et le maintien du service. Il ne s’agit pas ici d’une totale délégation : vous restez pilote d’une relation de confiance dans laquelle votre rôle est essentiel, notamment dans l’identification des besoins et des moyens dont vous disposez (les audits préalables). Et dans le cadre d’une technologie évolutive et soumise aux aléas du quotidien, la collaboration avec votre partenaire technique est l’un des socles d’une performance agile : vous restez équipés quel que soit le contexte.
De même, ce sont aussi vos propres collaborateurs qu’il vous faut accompagner, à la fois pour faciliter la prise en main des outils (et du changement) et pour limiter les risques de négligence (et donc de sécurité). Par la formation et la sensibilisation, vous donnez aux utilisateurs la possibilité d’adhérer à votre projet, votre stratégie…et à la solution de téléphonie que vous avez choisie.
