Avec la transformation digitale et la mise en place du télétravail, les moyens de communication professionnels n’ont jamais été aussi nombreux. En effet, il existe aujourd’hui de multiples canaux de communication qui permettent par exemple, d’effectuer des réunions à distance et d’échanger entre collaborateurs. Ces outils permettant aux salariés de communiquer et de collaborer plus simplement se regroupent sous le terme générique de communications unifiées.
Les communications unifiées : définition
Les communications unifiées (unified communications ou UC en anglais) sont une nouvelle approche de la communication en entreprise. Face aux limites du modèle traditionnel, qui utilise plusieurs canaux de communication distincts (téléphone, visioconférence, applications…), les communications unifiées visent à réunir les canaux de communication pour simplifier le partage d’informations. Avec les communications unifiées, tous les outils de communication (téléphone, visioconférence, email…) sont centralisés au sein d’une seule et même plateforme. Autrement dit, l’utilisateur peut communiquer de n’importe quel endroit, sans devoir se connecter à l’appareil associé au canal de communication. Par exemple, Il peut répondre par email à un message vocal, depuis la même plateforme.
Non seulement cette nouvelle approche facilite le partage de l’information et la communication au sein de l’entreprise, mais il améliore aussi l’expérience utilisateur car les salariés n’ont plus à installer plusieurs applications de communication sur leur téléphone et à jongler entre les différents canaux de communication.
Pourquoi opter pour les communications unifiées
Les communications unifiées permettent avant tout de gagner du temps : parce que la circulation de l’information est accélérée, le temps de réponse et la prise de décision sont plus rapides. Tous les canaux de communications sont fusionnés au sein d’un même outil : vous allez donc arrêter de perdre votre temps à jongler entre votre téléphone, vos applications de messagerie et vos emails. Mais l’utilité de la communication unifiée ne s’arrête pas là : c’est aussi une approche permettant de simplifier les processus en entreprise afin d’augmenter la productivité et l’efficacité des salariés. A la clé, un impact positif pour le client : l’expérience client est plus rapide, plus fluide et plus agréable.
Parce qu’elles simplifient considérablement les échanges, les communications unifiées sont devenues incontournables pour les entreprises qui accordent une importance particulière à la collaboration entre les salariés et les services, ou pour les entreprises qui valorisent la mobilité des salariés ou le travail à distance.
Les avantages d’une infrastructure des communications unifiées
Les communications unifiées offrent de nombreux avantages pour les entreprises :
- Un gain de temps
- Une meilleure productivité des salariés
- Une collaboration plus efficace entre les salariés, mais aussi entre les différents services de l’entreprise
- La possibilité de communiquer à distance, de n’importe quel endroit
- Une amélioration de la réactivité du service client
- Un impact positif sur les clients
- Une économie d’argent : moins il y a de canaux de communication, moins il y a de coûts de maintenance
Les différents canaux des communications unifiées
Les communications unifiées vont regrouper plusieurs canaux de communication, synchrones (en temps réel) et asynchrones (à instants différents), dans une interface commune. En effet, cette interface prend la forme d’une solution web, à laquelle on peut accéder depuis différents appareils (ordinateur, tablette, smartphone), à n’importe quel moment. On distingue les canaux de communication suivants :
- La communication voix ou vidéo : les outils de communication voix ou vidéo sont des canaux de communication synchrones car la communication se fait en temps réel. Ce sont par exemple des outils comme la téléphonie IP, la visioconférence ou l’audioconférence.
- La communication écrite : ces outils de communications sont pour la plupart à instants différents, donc asynchrones. Ce sont par exemple l’email, le SMS, la messagerie instantanée ou le chat.
- Les outils de travail collaboratifs : ce sont par exemple les logiciels de gestion de projet, les solutions de gestion et de partage de documents, les agendas partagés…
- Les réseaux sociaux publics (Facebook, LinkedIn, Instagram…) et les réseaux sociaux internes (réseaux sociaux d’entreprise comme Workplace de Meta).
Conclusion
Les communications unifiées sont donc l’un des outils les plus puissants de la transformation numérique. Tous les canaux de communications sont unifiés pour simplifier la communication, gagner du temps, favoriser la mobilité des salariés et le travail à distance, mais aussi faire des économies de maintenance et d’administration. On y retrouve tous les canaux de communication classiques, du téléphone à la visioconférence en passant par les outils collaboratifs et les réseaux sociaux. Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions Axialys, N’hésitez pas à faire appel à nos équipes !
