La facture téléphonique fait encore partie des charges fixes les plus élevées de bon nombre d’entreprises, aux côtés de celles de l’électricité et de chauffage. Il est cependant possible de la réduire efficacement en adoptant, en premier lieu, la téléphonie sur IP et, en second lieu, en suivant quelques astuces simples.
La ToIP : réduction de coût garantie
La première raison de l’adoption de la téléphonie IP par les entreprises est l’économie qu’elle génère. Selon le secteur d’activités, l’envergure (régionale, nationale ou internationale) et l’effectif, la réduction de coût peut même atteindre les 50 % par rapport à un système classique. Généralement, elle est plus élevée pour une grande structure et est plus faible pour une très petite entreprise. La raison est simple, les opérateurs permettent de négocier des tarifs catalogue aux entreprises plus grandes, celles qui dépensent plus de 1000 euros par mois en téléphonie. À noter par ailleurs que ce sont les grandes structures qui passent le plus d’appels internationaux. Le coût de ces derniers est plus attrayant avec la téléphonie IP avec des forfaits illimités vers plusieurs grandes destinations à l’international.
Il faut, de plus, savoir que d’autres avantages sont possibles avec cette solution en ne citant que la possibilité de joindre les collaborateurs en interne ou où que l’on soit (en déplacement, en télétravail ou encore en configuration multisite) et à n’importe quel moment. Il est également difficile de ne pas parler des « services plus associés » comme la messagerie mail-voix-fax unifiée, les conférences téléphoniques, les enregistrements des conversations…
Inventorier et auditer son parc télécom
La réduction d’une facture téléphonique en entreprise nécessite également un inventaire des composants du parc téléphonique : appareils, lignes, contrats, abonnements, services, etc. Dans une grande structure, il sera plus difficile de réaliser une telle opération. Il y a, en effet, dispersion des informations entre employés, services, départements et sites. La complexité augmente encore dans le cas où l’entreprise est liée à plusieurs fournisseurs et opérateurs. Ce qui pousse certaines organisations à y renoncer. Pourtant, les données obtenues constituent une bonne base pour mieux gérer le budget global, répartir les coûts et identifier les services ou les collaborateurs qui consomment le plus.
L’interprétation des informations obtenues cumulée à l’identification des besoins réels et à l’étude sur l’utilisation des postes permet d’adopter une nouvelle stratégie destinée à réduire les coûts télécoms. Grâce à cet inventaire, l’entreprise pourra décider sur les éléments à supprimer du fait de leur inutilité et, par la même occasion, apporter des améliorations sur ceux qui en ont besoin. L’inventaire devra donc être idéalement suivi d’un audit maison. Ce dernier consiste à confronter les résultats à la réalité de la consommation. Il s’agira d’identifier les sources de gaspillage et savoir si les abonnements actuels conviennent à la réalité des usages. Aux collaborateurs ayant l’habitude de trop consommer, il est possible de paramétrer des alertes d’excès de consommation. Et pour ceux qui voyagent souvent, il faut leur imposer, tant que possible, une connexion au WiFi et des communications par SMS.
Audit complet, technique et gratuit
Une vérification des factures s’impose
À chaque réception de factures télécoms, la plupart des entreprises ne s’accordent pas de temps pour effectuer des vérifications. Pourtant, les erreurs dans le domaine sont de plus en plus fréquentes. Souvent, les contenus des factures ne correspondent pas aux contrats et abonnements souscrits.
Il faut toutefois le reconnaître que la centralisation et la vérification des factures ne sont pas une mince affaire. Cette remarque vaut notamment si l’entreprise a contracté de nombreux forfaits ou si les facturations ne sont pas les mêmes entre ses départements. Faudra-t-il donc y renoncer ? La réponse est non, vu les économies qu’on peut réaliser.
Il est possible que l’entreprise n’ait ni le temps ni les ressources humaines pour réaliser cette opération. Dans ce cas, deux options se présentent à elle. La première est l’externalisation de cette tâche à un expert télécom. Ce dernier peut par ailleurs s’occuper de son audit télécom. La seconde option est le recours aux outils de gestion des dépenses télécoms, connus sous leur acronyme TEM (Telecom Expense Management). On en trouve de nombreuses variantes aujourd’hui. Elles ont pour point commun la simplicité de leur utilisation et leur prix abordable.
En utilisant des outils de gestion des dépenses télécoms, une entreprise aura des tableaux de bord, des analyses et un rapport régulier de ses usages télécoms. Les données obtenues lui seront utiles pour une prise de décision concernant ce composant de sa politique de communication.
Vous souhaitez optimiser vos coûts télécoms ? N’hésitez pas à contacter nos conseillers pour des solutions adaptées à votre structure.
