En optant désormais pour l’utilisation des communications unifiées, une enseigne peut accroître considérablement son rendement. Voici 5 manières de s’y prendre.
La communication unifiée pour la productivité des PME
L’usage des communications unifiées est de plus en plus encouragé actuellement. Elles permettent d’augmenter les chiffres d’affaires d’une entreprise quel que soit son domaine d’expertise. C’est dans ce sens que la communication unifiée devient un outil d’essor incontournable. Elle permet d’accroître la mobilité au travail, le télétravail et de communiquer plus facilement au sein de l’entreprise. Son adoption permet aussi de booster la collaboration inter-collègues et avec les clients. De plus, elle réduit conséquemment les coûts d’exploitation.
La communication unifiée : qu’est ce que c’est ?
Il s’agit d’un système de communication intégrant dans une même solution la téléphonie d’entreprise et mobile, la visiophonie, les ponts de conférence audio ou vidéo en temps réel et sur l’ensemble du réseau de téléphonie d’entreprise. Il réunit ainsi dans un seul logiciel différents outils. Communication vocale, de messagerie instantanée, l’envoi et la réception de courrier électronique, des documents et autres données informatiques. Les communications unifiées comprennent aussi des solutions de transfert de conversation, d’indication de présence et de visioconférence. Le but est de permettre aux collaborateurs de se connecter et d’être connectés au réseau de l’entreprise en temps réels où qu’ils se trouvent. Cela permet à cette dernière de ne pas s’encombrer d’autres outils de communication onéreux et dont l’installation et l’usage peuvent s’avérer compliqués.
1. Les communications unifiées accroissent la mobilité
Les communications unifiées s’adaptent à tous types de terminaux fixes ou mobiles : PC de bureau, portables, smartphones, tablettes et autres. Elles permettent de ce fait aux collaborateurs nomades de se mettre en contact permanent avec l’entreprise. Et ce, quel que soit le moment ou l’endroit. Ceux-ci peuvent ainsi accéder aux données et informations de l’entreprise dès qu’ils en ont besoin pour l’accomplissement de leurs tâches. L’usage des communications unifiées facilite également la conquête d’autres clients sur le terrain et le suivi des partenaires comme les distributeurs, commerciaux et autres. En effet, pour se développer et gagner plus de clients ou de marchés, une entreprise se doit d’être réactive, efficace. Cette manière de procéder l’oblige à engager de la main-d’œuvre mobile, apte à accomplir les tâches nécessaires. Pour leur communiquer à temps les consignes et informations utiles ou recevoir les rapports de travail, leurs employeurs doivent donc les équiper des bons outils pour une communication efficace. Les réactions et décisions à prendre n’en seront que plus rapides dans le but de faire prospérer l’activité de l’entreprise.
2. Les communications unifiées favorisent le télétravail
L’usage des communications unifiées favorise aussi le développement du télétravail. Elles permettent aux collaborateurs se trouvant loin du siège de travailler comme s’ils y étaient. Les communications unifiées permettent, en effet, à ces télétravailleurs d’interagir à distance avec l’entreprise. Ils participent à des visioconférences via la gestion multiutilisateur du réseau et des applications utilisées. De ce fait, ceux-ci peuvent envoyer ou recevoir des appels. Et ce, qu’importe l’endroit où ils se trouvent ou le terminal qu’ils utilisent. Les communications unifiées permettent d’accomplir à distance de multiples tâches essentielles à la vie de l’entreprise avec toutes les informations dont ils ont besoin pour cela. Sans utiliser son numéro personnel, mais toujours celui de l’entreprise, le travailleur à distance peut ainsi se servir de softphones pour transmettre des appels vocaux et des vidéos via internet avec son employeur. L’application est également disponible pour tous les types de terminaux existants.
3. Les communications unifiées permettent de communiquer plus efficacement
Grâce à leur fonction de présence, les communications unifiées optimisent aussi la communication au sein de l’entreprise. En effet, l’indication de présence et de disponibilité de chaque collaborateur fournit un gain de temps considérable. Cela évite les pertes de temps en transfert d’appel. On peut ainsi vérifier préalablement la disponibilité d’un employé avant de lui transmettre un appel. S’il n’est pas disponible, on passe ce dernier à un autre (renvoi, interception et transfert d’appels). Au cas où il s’avère impossible de vérifier la présence physique d’un collaborateur travaillant à distance dans une succursale, par exemple, cette fonctionnalité permet d’en être sûr avant de le contacter. Par ailleurs, les communications unifiées offrent la possibilité de convertir les fax entrants en PDF. On peut alors les transférer par e-mail à son destinataire sans nécessiter l’usage d’autres logiciels. Idem pour la conversion en fichier audio des messages vocaux et leur transfert par e-mail.
4. Les communications unifiées boostent la collaboration entre les collègues et avec les clients
Grâce à des communications unifiées, les employés de l’entreprise interagissent plus facilement à travers les médias mis à leur disposition. Selon une récente étude à ce sujet, près d’un tiers des entreprises jugent, en effet, la collaboration entre les employés comme un des grands avantages offerts par les communications unifiées. Cette collaboration effectuée via les conférences téléphoniques et la messagerie instantanée améliore considérablement leur réactivité, donc, la productivité. Et ce n’est pas tout, l’usage d’une solution de communication unifiée améliore aussi la collaboration avec les clients et autres partenaires à travers le monde, ne nécessitant pas, du coup, des déplacements ni de communications coûteuses. La conférence téléphonique permet de conclure en ligne de nombreux contrats et de traiter d’autres questions relatives à l’organisation des entreprises. Une entreprise peut ainsi exposer « face à face » ses démonstrations ou arguments de vente, etc… avec les clients ou les fournisseurs.
5. Les communications unifiées réduisent les coûts d’exploitation
Au final, l’utilisation des communications unifiées aide l’entreprise à réduire considérablement les coûts d’exploitation. Elles permettent, entre autres, de limiter les frais de déplacement pour rejoindre un partenaire ou un client à l’autre bout du monde. Elles suppriment aussi les frais liés à l’abonnement à d’autres solutions de communication. Leur usage optimise ainsi les dépenses d’investissement et d’exploitation de l’entreprise. Et ce, tout en améliorant la culture et la communication au sein de chaque enseigne. En simplifiant la gestion des infrastructures avec des solutions comme le centrex, les gains potentiels s’élèvent à environ 30%. De plus, le système a l’avantage d’être souple, flexible et évolutif.
La mobilité oblige l’entreprise à repenser son organisation pour plus d’efficacité et de souplesse. Les communications unifiées apparaissent comme une solution particulièrement adaptées aux nouvelles organisations.
