Quel est le juste prix pour ma téléphonie d'entreprise ?

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Malgré le développement de l'e-mailing, la téléphonie reste pour une entreprise le canal le plus direct pour communiquer avec l'ensemble de ses contacts professionnels. A ce titre, elle constitue un outil de travail indispensable pour tous ses collaborateurs. Elle représente dans son budget un poste incontournable. Pour améliorer la gestion financière d'une entreprise, il est logique que ses dirigeants souhaitent estimer et comparer de façon précise les différents coûts liées à la téléphonie.

La difficulté de cette tâche est encore compliquée par la structuration différente des coûts d’une offre à l‘autre. C'est pourquoi on distinguera les solutions traditionnelles de téléphonie, utilisant un autocommutateur, versus les nouvelles solutions de téléphonie, basées sur la technologie VoIP Centrex.

Téléphonie avec PABX : des coûts ventilés, parfois cachés

Dans la téléphonie traditionnelle, l'entreprise a recours à plusieurs fournisseurs : le constructeur, l'installateur qui assure souvent la maintenance, et l'opérateur téléphonique.

Pour avoir une vision complète de son budget téléphonie, l'entreprise devra donc agglomérer l'achat de l'autocommutateur, des postes téléphoniques et en ajoutant le coût de la maintenance et celui des abonnements et communications téléphoniques.

La tâche n'est pas toujours facile... Tout d'abord, chaque prestataire facture son intervention selon son propre barème. Ensuite, certaines dépenses constituent des investissements qu'il convient d’amortir sur plusieurs années. Enfin, d'autres dépenses sont imprévisibles, comme l'intervention ponctuelle de l'installateur afin de créer des lignes supplémentaires ou de changer de numéro... Sans parler des consommations.

Si l'on souhaite avoir un ordre de grandeur, on peut toutefois estimer le coût annuel (abonnement, maintenance…) d'une solution de téléphonie traditionnelle à environ 200/300 euros par utilisateur.

Il faut savoir, en effet, que le prix d'un autocommutateur varie, selon sa capacité, allant de quelques centaines d'euros à des centaines de milliers d'euros. Cette capacité peut être mesurée en nombre d’abonnés et/ou en nombre d'appels pouvant être traités simultanément. Plus la capacité est élevée, plus le prix du standard sera élevé.

A noter que la courbe des prix pour l'acquisition de cet équipement est relativement linéaire : un autocommutateur pouvant accepter jusqu'à 100 abonnés sera environ deux fois plus cher qu'un modèle ayant une capacité maximale de 50 abonnés à fonctionnalité identique.

Même si elle offre une certaine prédictibilité sur les prix, cette téléphonie présente peu de souplesse en termes d'évolution. Si l'entreprise croît et que le nombre de postes augmente significativement, il faudra remplacer le standard par un plus gros modèle, ce qui implique un nouvel investissement pour l'entreprise.

Autre inconvénient : la solution génère également des surcoûts pour les entreprises multi-sites. Chaque site doit être équipé d'un autocommutateur, la création d'une nouvelle succursale nécessite donc l'acquisition d'un autre standard téléphonique, et la signature d'un contrat d'entretien supplémentaire.

Les dépenses d’équipement en téléphonie traditionnelle sont donc souvent difficiles à prévoir, surtout dans les entreprises « agiles » où le périmètre peut varier significativement dans le temps. En outre, ces coûts seront parfois alourdis par le surdimensionnement des installations, nécessaire pour garantir un minimum d’évolutivité. Enfin, les évolutions (fonctionnelles, ou de capacité) nécessiteront souvent des dépenses unitaires importantes, certes amortissables, mais dont le financement devra être étudié avec soin.

Téléphonie par VoIP Centrex : des prix compétitifs et plus lisibles

La téléphonie moderne, basée sur le Cloud, offre davantage de visibilité sur ses coûts. En effet, l'entreprise n'a plus qu'un seul interlocuteur et fait l'économie de dépenses séparées d'achat de matériel et de maintenance. Ainsi, il n'y a plus de matériel coûteux à acquérir et la gestion de l'évolution de la solution VoIP Centrex est prise en charge en interne, le fournisseur de la solution visant l'autonomie technique de ses clients.

Le calcul des coûts de la téléphonie s'en trouve grandement simplifié. Il suffit de multiplier le nombre de postes téléphoniques par un forfait mensuel « tout compris » convenu à l'avance avec le fournisseur de la solution VoIP Centrex.

On évalue en général le coût d'une telle solution à environ 150/200 euros par utilisateur et par an, soit un budget deux fois moindre que celui de la téléphonie traditionnelle. Ces coûts sont visibles, totalement transparents, mais aussi davantage prévisibles : la création de nouveaux postes accroît de façon linéaire le budget téléphonie, sans entraîner de surcoûts dus au remplacement d'un autocommutateur devenu obsolète.

Optionnel mais conseillé, le choix d'un forfait téléphonique en illimité permet de se prémunir de toute mauvaise surprise, en garantissant le même prix quel que soit le volume d'appels et la localisation géographique des destinataires.

Enfin, l'autonomie conquise par l'entreprise dans la gestion de sa téléphonie en VoIP Centrex lui apporte une meilleure réactivité, ce qui génère des gains de productivité. Une solution de téléphonie qui coûte peu, c'est bien... mais une solution qui « rapporte », c'est encore mieux !

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