Téléphonie professionnelle : et si vous externalisiez ?

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Convaincues des avantages d’un Centrex et afin de ne pas rester en marge de l’évolution des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), de nombreuses entreprises ont décidé d’externaliser leur téléphonie professionnelle.Découvrez les multiples avantages de cette solution : l’intérêt d’utiliser le Centrex, les atouts du Cloud, les fonctionnalités intégrées dont peuvent profiter les usagers, les atouts organisationnels et financiers pour la direction du système informatique, pour les collaborateurs et pour le télétravail.

 

Une installation rapide

 

Un standard téléphonique externalisé est hébergé sur un serveur à distance dans les locaux du prestataire. On parle alors de téléphonie virtuelle ou Cloud. Le système Centrex fait appel à la technologie IP (Internet Protocol). C’est pourquoi il suffit que l’entreprise dispose d’un accès SDSL ou ADSL pour permettre au prestataire de raccorder l’installation téléphonique de la firme à son réseau. À partir du moment où l’hébergeur reconnaît l’adresse IP de la société, les lignes téléphoniques deviennent tout de suite fonctionnelles. Les seuls câblages requis sont ceux qui doivent relier les téléphones ou les PC au modem, car il n’existe aucun standard physique. Pour les soft phones et les machines connectées sur Wi-Fi, les utilisateurs ont juste besoin de casques et de microphones.

Un standard externalisé affiche également un avantage lors d’un déménagement. Les postes sont faciles à transporter et à réinstaller.

 

Aucun souci pour la maintenance

 

La maintenance représente un volet de la téléphonie professionnelle que l’entreprise ne doit surtout pas négliger. Le moindre incident pourrait engendrer un retard du traitement des commandes, une interruption des négociations, l’arrêt impromptu d’une importante réunion en visioconférence, voire une perte de clients.

 

Un dysfonctionnement d’un système de téléphonie traditionnelle requiert l’intervention d’un prestataire spécialisé et le dépannage peut nécessiter un certain délai. La durée de l’interruption du réseau est indéterminée. La téléphonie Centrex épargne l’entreprise de tous ces tracas. La mise à jour, la maintenance technique et les éventuelles réparations sont réalisées par le prestataire.

 

Par contre, il appartient à l’administrateur interne de la société de s’occuper de la maintenance de l’abonnement du standard téléphonique professionnel afin d’éviter une coupure de la communication. La personne affectée à ce poste ne doit pas nécessairement maîtriser les techniques en télécommunication. Il suffit qu’elle ait suivi une formation particulière sur l’interface mise à la disposition de l’entreprise et de bénéficier ainsi d’une autonomie pour piloter le système Centrex de la firme.

 

Par ailleurs, l’option pour l’externalisation de la téléphonie professionnelle offre à chaque utilisateur la possibilité de modifier certaines fonctionnalités de leur poste à travers l’interface, selon les droits qui lui ont été accordés au préalable. Il suffit de quelques clics pour obtenir immédiatement une réponse à sa demande de modification. Les paramètres du standard en Cloud peuvent être adaptés en temps réel aux besoins de l’organisation qui peut ainsi profiter d’un réseau téléphonique de qualité sans recourir aux services d’un prestataire externe pour effectuer la maintenance.

 

Les avantages en termes de coût

 

L’externalisation de la téléphonie professionnelle permet à l’entreprise d’éviter l’investissement dans un matériel lourd et coûteux à entretenir (PABX, IPBX). En optant pour la location d’un Centrex, l’investissement initial se réduit aux frais d’accès aux services (FAS) incluant l’installation des liens de communication et celle des équipements au sein des locaux de la société.

 

Le choix d’un standard téléphonique implique plusieurs dépenses d’exploitation, comme les coûts de communication et la redevance pour la maintenance, alors que ces coûts sont déjà inclus dans l’abonnement mensuel si l’entreprise loue un Centrex. Les fournisseurs proposent des formules d’abonnement pouvant être très avantageux pour la société à condition de bien choisir le forfait correspondant à ses besoins. Un tarif préférentiel est accordé aux entreprises qui utilisent un nombre important de postes.

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Un haut niveau de la qualité des services

 

Grâce à l’externalisation de leur téléphonie, les PME et les TPE ont la possibilité de profiter de la qualité de service d’un modèle de standard à la pointe de la technologie. Un Centrex IP permet à une petite et à une moyenne entreprise de bénéficier de valeurs ajoutées qui étaient auparavant réservées aux importantes sociétés. Voici un bref aperçu des services proposés :

 

  • De nombreux services additionnels: comme la technologie IP d’un Centrex combine l’informatique avec la téléphonie, l’entreprise peut jouir de plusieurs fonctionnalités additionnelles qui simplifient son expérience téléphonique. Citons, entre autres, l’appel en un clic, la conférence téléphonique, l’annuaire partagé, la réception par e-mail des messages vocaux (speech to text),  le fax to mail, web to fax, etc.

 

  • Réduction des dépenses en communication: les conversations effectuées au sein du réseau sont gratuites. Pour un forfait illimité, les coûts des appels internationaux sont les mêmes que pour les appels locaux interurbains.
  • Des statistiques facilement accessibles: permettant de vérifier au quotidien la performance du service commercial grâce à l’analyse du rapport entre le nombre d’appels entrants et le chiffre d’affaires généré.
  • Des fonctionnalités évolutives: pour améliorer leurs prestations, les services de recherches et de développement des opérateurs conçoivent régulièrement de nouvelles applications. Celles-ci sont généralement disponibles en ligne. Il suffit de les télécharger et de les ajouter au système téléphonique.
  • Une autonomie de gestion: l’administration en interne procure un avantage considérable à l’entreprise. Sur le plan technique, elle dispose d’une boîte à outils lui permettant de personnaliser son système téléphonique. Sur les volets marketing et financier, elle peut adapter ses outils aux besoins de l’entreprise en procédant à une modification. Il suffit de quelques secondes pour ajouter de nouvelles lignes téléphoniques.
  • Une meilleure gestion des relations clients: véritable outil professionnel, le Centrex IP favorise la réactivité et la productivité des collaborateurs, notamment en s'intégrant avec des applications métiers.
  • Des dispositifs spécifiques: tels que la dérivation automatique sur un téléphone mobile de la ligne lorsque la connexion Internet est coupée ou le télétravail pour que certains collaborateurs puissent accéder à distance au système téléphonique.

 

Les avantages sur le plan sécurité

 

L’option pour l’externalisation de la téléphonie professionnelle via un Centrex IP offre une garantie sur la sécurité du standard au niveau physique et virtuel. Le central qui est hébergé en Cloud chez l’opérateur est correctement protégé et les communications de l’entreprise sont préservées contre les différentes menaces de piratage.

 

Vous connaissez maintenant les multiples avantages apportés par un Centrex IP. De tout ce qui précède, il est clair que l’externalisation de la téléphonie professionnelle représente une excellente alternative sur plusieurs volets : installation, maintenance, coûts, qualité de service et sécurité. À vous de décider ! Nos conseillers se tiennent à votre disposition, si vous souhaitez avoir plus de. renseignements sur nos offres Centrex.

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