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Quels usages des communications unifiées pour quelle organisation ?

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20 avril 2017

Grâce à l’évolution de la technologie, les entreprises disposent actuellement d’un large éventail de moyens de communication, comme la téléphonie IP, la messagerie instantanée, les conférences en audio ou en vidéo, les répertoires et les agendas partagés. Certes, tous ces outils sont pratiques, mais ils ont besoin d’être intégrés et organisés afin que les collaborateurs et les clients puissent exploiter leurs performances de façon optimale

La mise en œuvre d’un système de communication unifiée prend alors toute sa dimension. Quels sont les usages des communications unifiées adaptés aux grandes entreprises et aux PME ?

Pour les grandes entreprises : une communication unifiée complète

Les communications unifiées sont généralement proposées en cloud computing. Cette technologie passe par la téléphonie sur IP qui combine des fonctionnalités classiques et de nouvelles fonctions, comme la visioconférence, le partage d’applications, de fichiers, de prise en main à distance, d’écran et la messagerie instantanée. Elle intéresse particulièrement les grandes entreprises qui optent pour des communications unifiées complètes leur offrant de nombreuses possibilités :

- Le lancement de conférences audio ou vidéo en temps réel et sur l’ensemble du réseau.

Les réunions à distance, en télé ou visioconférence qui se banalisent, de plus en plus, au sein des grands groupes. Cette solution leur permet, en effet, de limiter les déplacements des cadres auprès des filiales implantées à l’étranger et de reconstituer les conditions de travail au cours de réunions réelles. La visualisation de documents, de vidéos, les modifications d’images ou de textes peuvent être faites à l’aide d’outils collaboratifs. Certaines négociations sont même effectuées, entièrement ou partiellement par le biais de conférences téléphoniques.

- L’intégration de la téléphonie à des outils de collaboration, tels que la messagerie instantanée, le partage du poste de travail et de documents, le courrier électronique… ;

- Le transfert de conversation ;

- La gestion de présence, qui permet de savoir si les correspondants sont disponibles en indiquant de quelle manière ils sont joignables ;

- L’intégration des technologies liées à la communication unifiée étant généralement basée sur des plateformes et des logiciels proposés en Cloud computing, l’entreprise peut avoir des solutions dématérialisées, personnalisables grâce au large choix d’applications et de services disponibles et évolutives.

Des solutions adaptées aux besoins des PME

La communication unifiée suscite de plus en plus l’appétence des PME. Si la visioconférence est surtout plébiscitée par les grandes entreprises, l’adhésion des PME à cette fonctionnalité reste modérée, faute de moyens pour faire l’acquisition d’équipements onéreux dont l’usage ne serait pas quotidien. Les petites et moyennes entreprises s’intéressent surtout aux solutions intermédiaires incluant :

- Les échanges vocaux,

- La vidéo,

- La messagerie instantanée unifiée

- L’audioconférence,

- La VoIP,

- Des services de convergence fixe-mobile,

- Et divers autres outils collaboratifs.

Ces fonctions sont accessibles partout, même en mobilité.

Comme les PME sont, pour la plupart, dotées de systèmes d’informations moins lourds par rapport aux grandes sociétés, les nouvelles solutions peuvent être intégrées plus facilement dans les structures existantes.

La mobilité : au centre des communications unifiées

Les smartphones et les tablettes étant devenus des équipements très fréquemment utilisés dans le cadre professionnel, la mobilité constitue un critère très important lors du choix du système de communication unifiée. Les fournisseurs proposent de nombreuses solutions compatibles avec les plateformes les plus connues, notamment Android, Apple, iOS et Blackberry, comme la connexion sans fil, la gestion des utilisateurs, du réseau et des applications, la gestion multisite. Certains systèmes peuvent même intégrer des solutions de visioconférence, permettant aux collaborateurs ou aux dirigeants d’animer et de prendre part aux réunions virtuelles partout où ils se trouvent. La solution peut également inclure un service de présence et de messagerie instantanée pouvant être connecté dans le Cloud ou sur un serveur, un service Voix et Vidéo sur WiFi, l’accès à l’annuaire d’entreprise, l’accès aux messages vocaux.

Communication unifiée : pour simplifier le travail collaboratif

La communication unifiée permet aux employés d’une entreprise de joindre leurs clients ou leurs collaborateurs à n’importe quel endroit. Elle offre une multitude de possibilités grâce aux nombreuses fonctionnalités de collaboration. A titre d’exemple, elle permet :

- La communication visuelle ou audio via une connexion haute définition ;

- Des affichages dynamiques conformes aux normes de qualité ;

- Le couplage de la téléphonie informatique ;

- Le transfert de fichiers, de documents, de planning ;

- L’accès à l’annuaire d’entreprise ;

- La téléprésence, etc.

La communication unifiée simplifie le quotidien de l’utilisateur qui n’emploie qu’un seul numéro pour ses communications, sur poste fixe ou sur mobile, ainsi qu’un répondeur unique et un seul standard.

Communication unifiée : ses avantages

Les différents services offerts dans le cadre d’une communication unifiée ont un impact positif sur les relations internes et externes de l’entreprise.

Pour les collaborateurs, la mise en place d’un tel système améliore l’accès à tout moment aux ressources et aux applications, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et à n’importe quel moment. Un tel déploiement favorise et optimise également les communications internes. Les collaborateurs peuvent facilement échanger des messages instantanés ou partager des documents. Cette amélioration de la communication impacte positivement l’efficacité, la réactivité des équipes, la culture d’entreprise et la productivité.

L’objectif externe de la communication unifiée est tout aussi important, car il consiste à offrir un meilleur service et plus de satisfaction aux interlocuteurs. Les clients et les fournisseurs apprécieront la mise en place d’une interface unique qui leur donne l’opportunité de joindre rapidement leur interlocuteur, à n’importe quel moment. Cette simplification des contacts influera positivement sur les relations avec les tiers qui s’impliqueront davantage dans les activités de l’entreprise. Les délais de prises de décisions, en interne ou en externe, seront écourtés.

La réduction des coûts de gestion, de maintenance et de fonctionnement dans les domaines de la télécommunication et de l’informatique constitue aussi un avantage considérable apporté par la communication unifiée. L’intégration des solutions techniques liées à ce système, tel que la visioconférence, la messagerie instantanée, les documents et les plannings partagés, la téléphonie IP, permet d’optimiser les dépenses d’exploitation et d’investissement.

La communication unifiée dispose de deux autres atouts : la flexibilité et l’évolutivité. Lorsque l’entreprise embauche de nouveaux salariés, il lui suffit de les doter de nouveaux outils de travail collaboratif pour qu’ils intègrent le système de communication de l’organisation. Ce type d’installation constitue également la solution adéquate pour un travail à distance. De plus, les mises à jour automatiques des outils profitent aux utilisateurs pour une meilleure expérience.

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