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Les communications unifiées pour le collaborateur : entre bien-être et productivité

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14 avril 2017

Auparavant, les collaborateurs d’une entreprise avaient du mal à donner le meilleur d’eux-mêmes en utilisant les solutions traditionnelles de communication, mais ce n’est plus le cas actuellement.
Grâce aux communications unifiées, ils produisent plus, car ils sont à l’aise dans l’exécution de leurs tâches professionnelles. Explications.

 

Les conditions d’usage des communications unifiées

Le choix d’une solution de communications unifiées ne se fait pas au hasard, il dépend de certains facteurs. En effet, sa mise en œuvre doit être planifiée et son ROI n’est pas avéré si elle n’est pas bien préparée. Son utilité et son efficacité dans la vie de l’entreprise doivent donc faire l’objet d’une étude minutieuse pour en tirer le meilleur parti. Cette préparation nécessite la prise en compte des besoins de la société en matière de communication, mais aussi ceux des collaborateurs dans l’accomplissement de leur travail. Il importe également de considérer les terminaux utilisés par les employés, que ce soit la mise en place d’une politique de BYOD (Bring Your Own Device) ou que ce soit l’usage exclusif des matériels de l’entreprise. Il en est de même pour la sécurisation des conversations et échanges de données effectuées par le biais de ces terminaux garantissant ou non la sécurité des éléments sensibles. Enfin, il reste à savoir si les employés concernés savent se servir et exploiter au maximum les avantages des communications unifiées, sinon cela ne sert à rien d’investir dans cette solution innovante.

 

Les avantages des communications unifiées

Solution de communication intégrant à la fois la voix, vidéo et conférence en temps réel sur l’ensemble du réseau de l’entreprise, les communications unifiées incluent aussi des outils de messagerie instantanée, courrier électronique et transfert de conversation. Il s’agit d’un système dématérialisé dans le cloud qu’une entreprise peut personnaliser selon les besoins en applications et services. Offrant à la fois une mobilité accrue des représentants à travers le monde, elle optimise aussi la collaboration entre les différents silos de l’enseigne. Grâce à ses fonctions audio, visuelles, à l’envoi de documents électroniques et autres, chaque département peut accéder en temps réel aux informations recherchées. Ainsi, ils sont à jour dans leur travail et peuvent prendre des décisions suivant les données reçues.

 

Elles facilitent le travail des marketeurs

Prenons l’exemple d’un département marketing dans une entreprise, dont les actions nécessitent une bonne communication avec les autres départements.  Avant de déployer les campagnes marketing visant à conquérir de nouveaux clients, les collaborateurs doivent d’abord connaître la situation exacte de l’entreprise sur le terrain. Quelle place occupe la marque sur le marché ? Quels sont les produits les plus vendus ou ceux à promouvoir, etc. Sans une bonne communication en temps réel avec les commerciaux, les marketeurs ne peuvent pas prendre les bonnes décisions pour le déploiement ou non des outils de publicité. C’est pour cela que l’unification des communications dans le réseau d’entreprise a un grand impact sur le travail des autres départements. La procédure renforce également la collaboration interne, car elle permet de cerner le profil des clients et distributeurs, connaître leurs problèmes sur l’usage des produits offerts afin de proposer des solutions adaptées.


Elles optimisent le travail du service client

Les communications unifiées sont très utiles au service client qui doivent souvent faire face à de nombreuses questions, demandes d’informations et réclamations des clients. Par exemple, en prenant connaissance à temps de l’historique d’une commande, les télé-conseillers arrivent à fournir des réponses exactes sur l’acheminement ou la date d’arrivée. Il en est de même pour une réclamation due à un défaut de fabrication et qui nécessite un remplacement. En fonction des informations émises par le gestionnaire de stock, l’employé peut assurer son remplacement ou, le cas échéant, son remboursement. En bref, l’adoption d’une solution de communications unifiées permet aux différents pôles opérationnels de l’entreprise de participer ensemble à son essor en résolvant à temps les problèmes ou en proposant rapidement des solutions. Ainsi, le travail des collaborateurs est valorisé, ce qui contribue au bien-être dans l'entreprise.

Concernant les fournisseurs et autres prestataires externes, il est également conseillé de leur ouvrir des lignes de communications unifiées pour qu’ils puissent contacter, au moment voulu, l’entreprise sans les attentes interminables de communication. Le but est de fluidifier la collaboration pour renforcer le partenariat et l’engagement grâce, notamment, à la visioconférence, alternative aux réunions et déplacements.


Pour le bien-être du collaborateur et la productivité des employeurs

Grâce aux avantages des communications unifiées, les employés peuvent accomplir aisément leur travail dans les meilleures conditions. En effet, ils n’ont plus à faire le va-et-vient d’un bureau à un autre pour demander l’avis d’un collègue sur un projet. De plus, ils ne perdent pas leur temps dans des réunions interminables, car la messagerie instantanée et sécurisée assure le contact et les échanges en permanence. Les informations se rapportant à la vie de l’entreprise sont partagées en temps réel, chacun prend conscience des changements opérés et agit en conséquence. Terminé les moments de stress quand un dossier est incomplet à cause d’une pièce manquante ou lorsqu’il est impossible de rejoindre un collègue en déplacement. Grâce aux communications unifiées, on peut joindre un collègue où qu’il se trouve. La commercialisation des produits est également accélérée, donnant ainsi un réel avantage concurrentiel à l’entreprise.

D’un point de vue rendement, le salarié peut se vanter d’être plus productif avec des outils adaptés à ses conditions de travail. Il l’est surtout s’il s’est déjà familiarisé depuis un certain temps avec les terminaux de communication comme les tablettes, smartphone, PC portable, etc. Les communications unifiées s’adaptent, en effet, à ces outils de travail nomades, permettant à leurs utilisateurs d’interagir rapidement avec un collègue ou l’entreprise employeur à n’importe quel moment et quelle que soit leur situation géographique. En le laissant libre de choisir le terminal avec lequel il se sent plus à l’aise, un dirigeant d’entreprise lui donne la chance d’optimiser ses performances pour ainsi améliorer le chiffre d’affaires de l’entreprise.

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