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Communications unifiées, de quoi parle-t-on ?

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18 avril 2017

Adoptées par beaucoup d’entreprises de petite, moyenne ou grande envergure, les communications unifiées trouvent tout leur sens dans la vie professionnelle actuelle.

Ce qu’on entend par communications unifiées

Aujourd’hui, on considère que la téléphonie professionnelle faisant intervenir un standard PABX est la technologie de téléphonie la plus coûteuse pour une entreprise. L’acquisition du matériel est en effet particulièrement onéreuse, et se chiffre en milliers voire dizaines de milliers d’euros. A cela s’ajoutent également les coûts liés à son utilisation, comme le recours à des sociétés spécialisées pour assurer sa configuration, sa maintenance ainsi que l’évolution du réseau téléphonique. Ces interventions régulières, sur la durée, alourdissent considérablement les coûts de fonctionnement de la téléphonie. 

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On appelle communications unifiées (UC, Unified Communications en anglais) l’intégration, dans un cadre unique, des moyens de communications existant actuellement, dont la téléphonie, SMS, e-mail, messagerie instantanée, vidéoconférences, etc. Auparavant utilisées séparément, il devient difficile de s’en servir selon le terminal choisi et de se souvenir des différents mots de passe attribués à chacun. C’est la raison pour laquelle, l’avancée de la technologie a permis d’intégrer ces différents usages dans un même produit avec une interface et un code utilisateur uniques. Ainsi, il est possible, par exemple, de lire, comme un e-mail, un message vocal ou faire des discussions instantanées à partir du même programme de courriel. L’indicateur de présence permet de savoir si un interlocuteur est disponible pour une conversation téléphonique ou s’il vaut mieux passer par la messagerie instantanée. C’est pour dire que le système de communications unifiées offre de multiples fonctionnalités qui simplifient les conditions de travail en entreprise en matière de communication interne et externe et sont propices à son bon développement.

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Les communications unifiées dans le Cloud

On peut déployer la solution de communications unifiées sur son site d’entreprise par le biais d’un IPBX, comme on peut le faire via le Cloud. Pour une petite ou moyenne structure, le second choix est intéressant pour ne pas investir dans des matériels onéreux et se débarrasser des équipements encombrants, dont l’installation et la maintenance qui coûtent cher, si on ne dispose pas d’infrastructure et de compétences requises pour cela. Ainsi, les communications unifiées intégrées au Cloud apparaissent comme la solution adéquate. Celles-ci ne nécessitent qu’un abonnement mensuel dont le coût se calcule en fonction du nombre d’utilisateurs connectés au réseau de l’entreprise et des fonctionnalités utilisées. En optant pour une solution de communications unifiées dans le Cloud et déployée par des spécialistes, les dirigeants d’entreprise peuvent se concentrer sur leur cœur métier. Finis donc les soucis de coûts de communication élevés et imprévisibles ainsi que les risques associés à la maintenance et à l’obsolescence technologique des équipements utilisés. En choisissant les communications unifiées externalisées, on bénéficie d’une solution mise à niveau régulièrement et d’un paiement à l’usage avec la possibilité d’augmenter ou diminuer le nombre d’utilisateurs et de fonctionnalités utilisées.

Les communications unifiées pour toutes les activités

Qu’elle soit de petite ou de grande envergure, une entreprise peut intégrer le système des communications unifiées à son organisation sans mettre en péril ses finances. La solution s’adapte tant aux petites et moyennes structures qu’aux firmes nationales et multinationales, et ce, selon leurs besoins. Pour une grande société, les communications unifiées permettent d’effectuer des conférences audio ou vidéo à distance et en temps réel. Elles aident aussi à transférer rapidement des données en format documents textes, vidéos ou images et à les modifier à partir des outils collaboratifs. Les négociations avec les fournisseurs et clients peuvent également s’effectuer via la visioconférence en faisant gagner du temps et de l’argent aux entités contractantes. Plus besoin dorénavant de se déplacer fréquemment à l’étranger pour entretenir des relations commerciales, les fonctionnalités des communications unifiées permettant de le faire sur place.

Pour les TPE et PME, les échanges vocaux, les conférences téléphoniques, la messagerie instantanée et autres applications sont les plus utilisées, des fonctionnalités moins onéreuses, mais utiles et indispensables pour leur bon fonctionnement.

Les communications unifiées pour la productivité des entreprises

Un collaborateur disposant d’outils de communication efficaces a un meilleur rendement au travail. Il peut contacter son employeur ou ses collaborateurs quand il a besoin d’informations, il peut accéder à toutes les données nécessaires à la réalisation de ses tâches, etc. C’est notamment le cas pour le service client. Son travail consiste à fournir des réponses pertinentes aux questions des clients et satisfaire leurs demandes d’assistance sur l’usage d’un produit ou service proposé. Grâce à la fluidité de la communication au sein de l’entreprise, il est possible de leur donner les informations recherchées, et ce, en peu de temps.

Les communications unifiées pour le bien-être et la productivité des collaborateurs

En réduisant ainsi les dépenses relatives aux déplacements, en permettant également une interaction multisite, une société réalise d’importantes économies en coût d’exploitation. L’usage des communications unifiées favorise, en outre, la mobilité sur le terrain des collaborateurs commerciaux, car il leur permet de se mettre en permanence en relation avec l’entreprise employeur au moindre besoin d’informations. L’appel téléphonique ou la messagerie instantanée aide aussi à remonter rapidement les données relatives à un distributeur ou un client, notamment avec la remontée des fiches clients. L’accès en temps réel à ces informations active la prise de décision, les dirigeants pouvant décider rapidement d’un rabais ou non en faveur d’un client fidèle. Quant aux commerciaux, ils prennent et fournissent à temps les commandes de ce dernier. Il en est de même pour le développement du télétravail au sein de l’entreprise, facilitant l’interaction entre l’entreprise et les employés travaillant à distance. Grâce aux communications unifiées, ils arrivent à accomplir correctement leur travail comme s’ils se trouvaient au siège.

Les communications unifiées pour booster la relation client

L’usage des communications unifiées permet à une société de booster sa relation client, car elles l’aident à entretenir de bonnes relations commerciales avec ses prospects et clients. Ces derniers utilisent, en effet, différents canaux de communication pour la contacter, des moyens que les communications unifiées intègrent dans une même interface pour les gérer facilement et efficacement. En centralisant l’ensemble des demandes des clients dans cette interface web unique, les télés-conseillers peuvent les transférer vers les départements concernés pour les traiter de manière optimale. Pour celles plus complexes, elles sont redirigées vers un conseiller compétent qui peut remonter rapidement, toujours via le même outil, la fiche client afin d’accéder à son historique, par exemple.

En bref, l’usage des communications unifiées optimise le fonctionnement des entreprises de toute taille dans leur recherche de clientèle, la fidélisation des clients existants et le développement de leurs ventes. Il rend également agréable aux collaborateurs l’accomplissement des tâches afférentes en mettant à leur disposition les outils de communication dont ils ont besoin.

Et pour aller plus loin et approfondir le sujet, nous organisons un webinar sur le thème : "Comment gagner en compétitivité grâce aux communications unifiées ?" aniumé par Nicolas Bougues, CTO d'Axialys et Nicolas Poulain, responsable des projets informatiques à La Centrale. A l'issue de la présentation, vous pourrez interagir avec les intervenants et soumettre vos questions.

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